1er emploi: quelles formalités?

Votre arrivée dans l'entreprise implique de nombreuses obligations que votre manager connaît et doit appliquer. Prenez-en connaissance afin de ne pas être déstabilisé et de pouvoir réclamer certains papiers qu'il aurait omis de vous remettre.

Avant le jour j

Pour officialiser votre prise de fonction avant la date d'embauche, votre employeur doit récolter certains documents. Il vous demandera également de lui fournir d'autres pièces.

Compléter votre dossier

Votre employeur peut réclamer une photocopie certifiée conforme de vos titres ou diplômes. Pour les obtenir, apportez les originaux et leurs copies à la mairie de votre lieu de résidence.

S'il s'agit d'une profession réglementée (banque, profession de surveillance...), il exigera éventuellement un extrait de casier judiciaire (bulletin n°3). Vous pouvez en faire la demande sur le site: www.cjn.justice.gouv.fr.

Faire contrôler votre état de santé

En théorie, un salarié n'a pas à indiquer à l'employeur s'il souffre d'une maladie ou d'un handicap quelconque. Les femmes ne sont pas non plus tenues d'avouer leur grossesse. Toutefois, vous serez amené à le préciser si vous souhaitez bénéficier d'un aménagement des horaires ou du poste, etc.

Pour que les services compétents puissent estimer la compatibilité entre l'emploi visé et votre état de santé, vous serez alors convoqué à la visite médicale d'embauche avant votre entrée en fonction. Celle-ci sera officialisée par un courrier précisant la date, l'heure et le lieu de la convocation.

Déclarer votre embauche

Pour certifier que vous avez été engagé, votre employeur devra compléter et adresser à l'URSSAF une DUE (déclaration unique d'embauche), vous inscrire sur le registre du personnel et préparer un contrat ou une lettre.

Pour lui permettre d'accomplir ces formalités, confiez-lui les photocopies de votre carte vitale, d'un justificatif de domicile (facture de téléphone, d'EDF...) et, si vous êtes travailleur étranger, de votre titre de travail. Ajoutez un RIB, qu'il transmettra au service comptabilité pour procéder au virement de vos salaires.

Au cours des premiers jours

Outre la lettre de convocation à la visite médicale, votre employeur doit vous remettre plusieurs documents.

Officialiser vos accords

Il vous confiera tout d'abord votre contrat de travail, pour lecture et signature. Vérifiez que vos coordonnées sont exactes et que les accords verbaux conclus lors de votre entretien (répartition des horaires, etc.) ont bien été retranscrits. En cas d'erreur ou d'omission, engagez le dialogue pour obtenir des précisions.

Rendez-vous sur le site www.service-public.fr, rubrique Emploi, travail > Droit du travail dans l'entreprise > Contrat de travail pour recueillir des informations détaillées sur le contenu de votre contrat.

Vérifier votre couverture sociale

Votre nouvel employeur doit vous remettre le volet « salarié » de la DUE validé par l'URSSAF. S'il l'oublie, n'hésitez pas à le lui réclamer: ce document constitue la preuve que vous êtes régulièrement inscrit à toutes les caisses sociales.

Au terme de votre contrat

Vous recevrez bien sûr un bulletin de paie mensuel jusqu'à l'issue de votre contrat. Le moment venu, votre employeur vous remettra les documents légaux (certificat de travail, attestation pour l'Assedic, etc.).

Conservez-les soigneusement, sans limite de temps. Ils pourront vous être utiles pour faire valoir vos droits au chômage, à la formation, à la retraite...