Comment reconnaît-on un bon assistant?

Il sait écouter, analyser l’information et la traiter

Facile? Détrompez-vous! Parmi toutes les compétences indispensables pour gagner l'estime de son entourage, le traitement de l'information arrive en tête de peloton!

Savoir écouter exige de connaître et de maîtriser suffisamment le sujet développé pour en saisir l'importance ou le caractère d'urgence.Savoir analyser suppose que l'on soit capable de poser les questions clefs adéquates: qui, quoi, où, quand, comment, pourquoi, combien... et d'obtenir les réponses.Savoir traiter présume que l'on ait bien identifié le destinataire du message, ou s'il s'agit d'une mission à accomplir, que l'on soit capable de la réaliser ou de la déléguer.

Il organise son travail et celui des autres

En dehors de la gestion de leurs missions, la plupart des assistants sont responsables de plannings (de travail ou de chantier, des commandes, des stocks, etc.). Ils coordonnent des événements internes ou externes. Ils complètent le ou les agendas de leurs managers. Ils tiennent à jour des tableaux de bord (d'activité ou de gestion)... Ce qui exige de savoir gérer les contraintes de son travail tout en respectant celles de son manager ou des autres membres de l'équipe.

Il veille à la sécurité des données et des biens

À ce titre, l’assistant est capable d'organiser la conservation (matérielle ou numérique) des informations "vivantes" (factures, devis...) et des documents "morts" (archives) pour faciliter les recherches et assurer la sécurité des données. Dans les petites entreprises, l'assistant est souvent l'interlocuteur privilégié pour organiser la sauvegarde des fichiers informatiques, assurer le suivi et la maintenance des outils de productions (ordinateurs, machines outils, véhicules de société...).

Il relaye l’information à bon escient

Dans le cadre de ses missions, l’assistant assure la liaison et la coordination entre le personnel, certains clients ou fournisseurs, et les managers. S'il voit tout, entend tout et ne dit jamais rien sans avoir murement réfléchît aux conséquences de ses révélations. Lors des conflits réels ou latents, son rôle de médiateur est souvent indispensable dans les situations de blocage.