Le choix des logiciels de pointe
Bien sûr, vous utilisez le pack Office les yeux fermés. Mais aujourd'hui, cela ne suffit plus pour faire la différence. Si vous voulez vous démarquez, visez des logiciels de pointe qui vous ouvriront la porte de véritables spécialisations.
♦ Un incontournable : le logiciel de gestion intégré
"Même si une assistante possède un excellent CV, certains employeurs ne sélectionneront pas sa candidature si elle ne maîtrise pas certains outils informatiques de gestion comme les ERP", signale Christelle Delavaud, branch manager pour l'agence d'intérim Office Team. Les ERP (Enterprise Resource Planning, en anglais) sont des logiciels de gestion intégrée. Ils permettent de gérer l'ensemble des processus d'une entreprise, en intégrant toutes les fonctions de cette dernière comme la gestion des ressources humaines, la gestion comptable et financière, l'aide à la décision mais aussi la vente, la distribution, l'approvisionnement, le commerce électronique (les plus connus sont SAP ou encore AS400).
On comprend donc l'intérêt de maîtriser un tel outil informatique. "Or, le problème, c'est qu'il existe peu de formations sur ce type de logiciels. L'idéal pour se former, et là je pense particulièrement aux jeunes qui débutent ou aux personnes qui font de l'Intérim, c'est de travailler avec pour s'entraîner". Donc pas d'hésitation: si l'on vous propose un poste où vous aurez à utiliser un ERP, foncez! Même si ce n'est pas le poste de vos rêves. "Ensuite, votre profil sera très recherché. D'ailleurs chez nous, toutes les assistantes qui maîtrisent SAP ont un poste", précise Christelle Delavaud.
♦ À chaque activité, son logiciel
Selon que vous travaillez dans le marketing, la vente, la logistique, etc., les outils informatiques utilisés ne seront pas les mêmes. À vous de cibler les logiciels susceptibles de vous permettre d'évoluer au mieux dans le secteur qui vous intéresse. Ainsi, dans le domaine marketing et commercial, la maîtrise d'un système de gestion de bases de données relationnelles comme Access est un vrai plus. Pour travailler dans la logistique, l'idéal est de savoir utiliser un logiciel de gestion partagée des approvisionnements (GPA), des systèmes particulièrement prisés par la grande distribution.
Évidemment, plus la maîtrise est grande, plus la compétence sera recherchée. "Car il sera demandé aux assistant(e)s de justifier leur niveau d'expertise sur ces outils", souligne Valérie Gagnardeau-Rehm, responsable de secteur au sein de l'agence d'Intérim Creyf's. Certains organismes, tel Mustang, proposent ainsi d'obtenir des certifications sur des logiciels précis. Même si elles n'ont pas valeur de diplôme, elles permettent d'attester précisément son degré de maîtrise de l'outil. Un label précieux lorsque le poste visé requiert "une connaissance approfondie" d'un logiciel.
♦ Maîtriser la PAO: un vrai plus!
Aujourd'hui, les assistant(e)s ont très souvent un rôle à jouer dans la communication de l'entreprise. Plaquettes, communiqués, newsletters: autant de tâches que vous pouvez très bien assumer, à condition de maîtriser la Publication assistée par ordinateur (PAO) qui passe aujourd'hui par l'apprentissage des logiciels de mise en page comme XPress ou InDesign. Pour un profil encore plus ciblé, complétez votre expertise avec des logiciels de retouche d'image (type Photoshop) et de dessin vectoriel (type Illustrator). "C'est particulièrement bien vu dans les PME qui n'ont pas toujours un service communication dédié et n'ont pas forcément les moyens de faire toujours appel à un imprimeur", remarque Marie-Line Paran, secrétaire à l'Assemblée nationale.
Développez votre expertise
La maîtrise d'outils informatiques spécifiques représente actuellement un véritable atout, facilement monnayable sur le marché. Mais ne négligez pas pour autant la possibilité de développer une expertise sur des savoir-faire plus "traditionnels" de votre entreprise ou de votre secteur.
♦ Approfondissez vos compétences
Quel que soit le domaine dans lequel vous exercez, vous serez plus crédible auprès de vos collègues – et, a fortiori de votre manager – si vous maîtrisez au moins une partie de leurs savoir-faire.
Avant toute chose, ne vous trompez pas dans votre auto-diagnostic: même si vous estimez connaître les bases du métier, rien ne remplacera une formation dispensée en dehors de votre entreprise. En effet, détaché(e) de la réalité concrète de votre quotidien, vous aurez plus facilement les moyens d'intégrer notions, concepts et méthodes.
Vous travaillez dans un service marketing? Pourquoi ne pas apprendre à élaborer une proposition structurée ou à connaître les étapes de lancement d'un produit. Ainsi, vous serez plus à l'aise dans votre poste et pourrez réellement épauler votre manager. À tel point que, rassuré par vos connaissances, il sera très vite enclin à vous confier des dossiers. Sophie Bolloré, PDG du centre de formation Docendi, ne dit pas autre chose: "Une assistante commerciale qui veut évoluer dans son poste peut suivre avec profit une formation en techniques de vente au téléphone. En quelques jours, elle va acquérir les bases lui permettant de développer de vraies compétences".
♦ Apprivoisez les chiffres
Autre idée de formation, acquérir une véritable aisance avec les chiffres: "Les assistant(e)s sous-estiment souvent la place des chiffres dans le marketing", regrette Marie-Cécile Ménard, directrice du cabinet de recrutement Sogenor Sélection. "Or être à l'aise avec les chiffres, être capable de comprendre un tableau de bord, de faire des statistiques, de suivre un budget, cela s'apprend", explique Christine Harache, de l'organisme de formation Cegos. Comme s'acquièrent aussi la recherche et le choix d'un fournisseur dans un service achat ou la gestion des stocks si vous évoluez dans un service logistique.
♦ Élargissez votre horizon
Vous pouvez aussi développer votre expertise dans des domaines transversaux, communs à tous les services, entreprises ou secteurs d'activités.
Ainsi, avec le développement d'Internet (mails, newsletter, presse professionnelle, sollicitations des fournisseurs et des clients...), le traitement de l'information s'impose comme une mission à part entière. Dans ce domaine, des formations pointues existent, permettant d'apporter une véritable valeur ajoutée. "Il existe, par exemple, des outils pour effectuer une recherche pointue sur Internet, mais encore faut-il les connaître", précise Jean Gauthier, responsable du Serda, un centre de formation spécialisé sur le traitement de l'information. Dans ce domaine, il vous est également possible d'apprendre à mettre en place une activité de veille juridique ou économique, à créer un blog, à rédiger une newsletter ou encore à mettre en place une revue de presse.
Autre compétence transversale, la gestion de projet. "Dans une grosse structure, lorsque l'on travaille avec des techniciens ou des ingénieurs aux compétences très pointues, il est difficile de trouver un domaine à approfondir susceptible d'apporter un vrai plus, remarque Dorothée Bazin, consultante auprès du centre de formation IFG-CNOF. L'idéal est alors de se former à la gestion de projet qui permet de suivre un dossier de bout en bout." Si vous souhaitez être associé à la gestion de projets, un logiciel comme MS Project (qui permet de gérer un projet dans le temps) peut s'avérer nécessaire. "Peu d'assistantes savent le maîtriser alors cela représente tout de suite un vrai ‘plus’ ", relève Christelle Delavaud. À vous de cibler la formation adaptée à vos objectifs.
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