Situé à mi-chemin entre les fonctions d'un "secrétaire de direction polyvalent de haut niveau" et celles d'un "responsable administratif", le métier d'Office Manager constitue le maillon manquant dans la pyramide des responsabilités administratives.
Un métier, deux approches
Tandis que les entreprises utilisent le terme générique Office Manager pour désigner ces nouveaux collaborateurs-responsables, deux tendances sont observées sur le terrain.
- L'Office Manager multidisciplinaire évolue dans de petites structures. Son rôle, parfaitement résumé par Annick Louvier de Lyon, consiste à "effectuer toutes les missions administratives, comptables et juridiques que personne n'a ni le temps, ni les compétences pour les accomplir". Vaste programme! En somme, et pour reprendre la définition de Florence Charlet de Paris (en poste pendant 14 ans dans le secteur de la mode), "c'est une fonction qui exige d'assumer un rôle de technicien et d'interface entre la clientèle, les services internes, les banques et les administrations, les cabinets comptable et juridique, les fournisseurs et bien sûr le personnel". Au quotidien, l'analyse des missions prouve une réelle conduite de travaux en pleine responsabilité, appuyée sur des savoir-faire maîtrisés et un statut de cadre avéré (ou qui mériterait de l'être...).
- Le General Office Manager évolue dans de grandes structures, souvent des multinationales. Mais n'accède pas à ce titre qui veut, affirme Julie Laurillault de Paris. Pour atteindre les hautes sphères de cette fonction, il faut bien entendu parler couramment l'anglais mais également être un manager à part entière. Certains, comme Élisabeth Blanc de Toulouse, occupent un rôle central et gèrent les missions habituellement confiées à un directeur administratif (ex.: diriger les services administratif, comptable, généraux et informatique). D'autres traitent des missions internes et externes clairement définies et pour lesquelles ils ont reçu les pleins pouvoirs. Pour Sylvie Rodrigues de Beauvais, le rôle implique le traitement de missions à haut potentiel (assistanat de direction pris dans son acception la plus forte comme l'organisation de conférences internationales, le secrétariat lié à l'organisation de comités de direction), la gestion du service administratif dans le respect des consignes du groupe, et le management des personnes qui y sont rattachées.
Plus qu'un métier: un état d'esprit!
Passé ce clivage justifié par l'environnement dans lequel chaque Office Manager évolue, une observation prévaut: tous, comme l'a souligné avec justesse Sylvie Rodrigues, ne sont pas issus d'une formation tertiaire. Loin s'en faut! En revanche, chacun possède une culture administrative d'entreprise hors du commun. Véritables experts dans leurs domaines, certains cumulent des compétences techniques rares (anglais et gestion financière, droit des affaires et social...). Leurs points communs ? Une capacité à se dépasser, à toujours aller au-delà de leurs connaissances et de leurs compétences. Le tout conjugué à d'indiscutables dons de communicateur et de médiateur, permettant de toujours analyser une mission dans sa globalité pour en maîtriser tous les aspects.
Un métier d'avenir
Face aux enjeux économiques qui engendrent une obligation de résultat et de performance à tous les niveaux, les chefs d'entreprises sont aujourd'hui contraints de recruter du personnel administratif dont les connaissances techniques dépassent largement le cadre du simple assistanat. Comment vous former pour y répondre?Intéressez-vous au Parcours certifiant d'Office Manager initié par la Cegos (www.cegos.fr). Comme Anne-Laure Auvachez, vous pourrez isoler la ou les compétences à travailler, créer votre parcours à la carte, choisir un projet professionnel à développer dans votre entreprise et le défendre devant un jury. Plus qu'une simple formation, ce parcours va, à terme, constituer le sésame vers les responsabilités liées à la fonction d'Office Manager telle que vous l'aurez définie lors de la constitution de votre dossier.
Vous êtes "prêt"! Notez que les recruteurs vont, une fois n'est pas coutume, surtout s'intéresser aux parcours atypiques et cohérents. Révisez votre CV en conséquence pour bien mettre l'accent sur vos expertises techniques et vos expériences de manager. À métier unique, parcours unique! Qu'on se le dise.
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