Préparez le document de base

Découvrez la fonction Publipostage

Très convivial, l'assistant Fusion et publipostage a été conçu pour simplifier vos envois en nombre. Il vous guidera, en six étapes, dans la réalisation de votre mailing. Vous n'avez jamais utilisé cette fonction? Découvrez ses grands principes.

Le document de base peut être une lettre traditionnelle ou un message électronique. Mais il peut également s'agir d'une planche d'étiquettes ou un répertoire... Il accueillera le texte que vous y aurez saisi (s'il s'agit d'un courrier) et les informations contenues dans une Base de données.

La base de données désigne une liste d'informations saisies en colonne dans un tableau (Word), sur une feuille de calcul (Excel), dans une table (Access) ou sur tout fichier de type contact. Les informations saisies dont appelées des Données et leur intitulé (Nom, Prénom...) est appelé un Champ.

La préparation du publipostage se caractérise par l'ajout des Champs issus de la Base de données dans le Document de base.

La fusion finalise le travail et intègre, lettre par lettre ou étiquette par étiquette, le contenu des Champs dans le Document de base.

Formation flash

Ouvrez un document vierge activez le menu Outils > Lettres et publipostage > Fusion et publipostage... Ensuite, sélectionnez l'option Lettres, cliquez sur le lien Suivante: Document de base puis sélectionnez l'option Utiliser le document actuel. Le curseur de saisie clignote sur la page... vous pouvez préparer votre message.

Préparez le message type

S'il est aisé de corriger un courrier à l'écran avant son édition, toute anomalie validée sur une lettre type sera dupliquée! Restez vigilant.

Saisissez votre message. Au cours de cette étape, n'entrez aucune donnée variable, telle que les coordonnées et l'adresse du destinataire ou la formule de civilité, car ces informations seront personnalisées lors de la fusion avec la liste de vos contacts. En revanche, prévoyez leur emplacement et saisissez le courrier.

Soignez la mise en forme et le style. Quel que soit le mode de diffusion, le résultat visuel doit être irréprochable, le style clair et précis, les phrases si possible asexuées.

Formation flash

Saisissez le début de votre courrier et affichez les Marques de paragraphe pour visualiser les lignes destinées à recevoir les informations personnalisées (nom, adresse, code postal, ville, titre de civilité, etc). N'oubliez pas la "virgule" qui précédera votre future formule d'appel. Pour donner à votre courrier l'allure d'une lettre "à la française" (zone adresse située environ à 9 cm de la marge, etc.), utilisez la touche Tab ou les icônes Diminuer le retrait ou Augmenter le retrait.

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