Comment évaluer les compétences du personnel ?

Créez des fiches individuelles d'aptitudes (FIA)

De préférence conçue à l'aide des "Fiches de fonction", les "Fiches individuelles d'aptitudes" doivent présenter les valeurs, compétences, aptitudes et connaissances générales de chaque métier.

Les valeurs indispensables pour progresser dans l'entreprise (esprit d'équipe, respect des consignes ordinaires : 5S, charte des clients...).

Les compétences métiers, c'est-à-dire les aptitudes techniques et savoir-faire indispensable (savoir accueillir et diriger les clients vers le bon interlocuteur et/ou mettre à jour des informations sur la base de données des stocks et encours...).

Les aptitudes personnelles nécessaires pour accomplir les missions et tâches liées au poste de travail (discrétion, savoir dire non...).

Les connaissances générales, non indispensables à l'exécution des tâches et missions liées au poste, que possède le salarié (maîtrise de logiciels, pratique de langue étrangère, etc.).

Faites estimer les aptitudes réelles

Les "Fiches individuelles d'aptitudes" (FIA) de votre service sont prêtes. Confiez-les à chaque responsable de service pour que chacun puisse les superviser et les parfaire.

Ils pourront ainsi :

ajouter les compétences métiers "oubliées" ;

compléter les compétences générales dont vous n'avez jamais eu connaissance (par exemple : pompier bénévole, acteur de théâtre amateur, trésorier d'une association...) ;

définir le degré d'aptitude atteint par le salarié (par exemple : basique, confirmé, performant, expert...) ;

préciser l'objectif à atteindre et la méthode à privilégier pour y parvenir (par exemple : pratique, coaching interne réalisé par un collègue ou un supérieur hiérarchique, formation externe, etc.).

Attention : rappelez aux managers qu'il leur est interdit de noter sur les FIA des observations subjectives (par exemple : incapable de se concentrer, nul en informatique, introverti mais colérique...).

Précisez le mode de fonctionnement

Signifier à un salarié un écart et lui fixer un objectif à atteindre exige un minimum de précaution. Pour éviter tout problème :

sécurisez l'accès du fichier informatique en lui attribuant un mot de passe ;

proposez aux managers de remettre, à toutes les personnes de leur service, un exemplaire non annoté de leur Fiche individuelle d'aptitudes afin qu'elles se familiarisent avec l'outil et qu'elles remplissent les zones "Aptitudes constatées le...", "Objectifs à atteindre pour N+1" et "Méthode à privilégier" ;

invitez les responsables à entériner ou à modifier les objectifs proposés par leurs personnels lors des "Entretiens annuels".

Synthétisez les informations

Lors de la conception du prochain "Plan de formation" repérez toutes les fiches où la mention "formation" ou "coaching" apparaît pour programmer ou vérifier la mise en place des stages ou accompagnements.

Si le budget est atteint pour l'année à venir, programmez la formation sur le "Plan de formation" de l'année suivante et notez ce report sur la "Fiche individuelle d'aptitudes" du salariés.

Utilisé à bon escient, cet outil deviendra peu à peu le miroir des compétences acquises à un poste donné et un outil indispensable pour faciliter l'évolution de carrière de chacun.