Préparer le plan de formation

Les obligations liées à l'élaboration du plan de formation 

Le plan de formation comprend l'ensemble des actions de formation, de bilan de compétences et de validation des acquis de l'expérience que l'employeur décide de faire suivre à ses salariés. Son élaboration incombe à l'employeur après consultation des représentants des salariés.

1- Quelles entreprises sont concernées ?

Si légalement, l'employeur n'est pas obligé de mettre en place un plan de formation, il est cependant obligé de contribuer financièrement à la formation de ces salariés. Ses obligations sont reprises dans l'article L 930-1 du Code du travail : « L'employeur a l'obligation d'assurer l'adaptation des salariés à leur poste de travail. Il veille au maintien de leur capacité à occuper un emploi, au regard notamment de l'évolution des emplois, des technologies et des organisations. Il peut proposer des formations qui participent au développement des compétences ».

Toutes les entreprises participent ainsi au financement de la formation professionnelle continue en versant une contribution à des organismes collecteurs. En retour, ces organismes financent les formations mises en place dans les entreprises notamment dans le cadre de leur plan de formation. Vous avez donc intérêt à élaborer un tel plan pour que les actions de formation de vos salariés correspondent aux besoins de votre entreprise.

2- Sous quelle forme se présente le plan de formation ?

Un document écrit tous les ans

Le plan de formation est un document écrit, annuel ou pluriannuel, qui retrace l'ensemble des actions de formation retenues par l'employeur en fonction de l'intérêt de l'entreprise et des objectifs futurs. Il permet d'adapter les compétences des salariés aux besoins de l'entreprise.

C'est l'employeur qui l'élabore. Il a le droit, en vertu de son pouvoir de direction, de choisir les salariés qui peuvent bénéficier d'une formation. Il peut refuser d'accorder une formation à un salarié.

3- Consulter les représentant du personnel ou le CE

 Deux réunions obligatoires avec le CE

Si vous mettez en place un plan de formation, tous les ans, vous devez consulter le comité d'entreprise ou à défaut les représentants du personnel lors de deux réunions obligatoires :

- la première réunion organisée, avant le 1er octobre de chaque année, a pour objet de présenter au CE le bilan des actions de formation réalisées l'année précédente et l'année en cours (décret du 18 juillet 2008),

- la seconde réunion tenue avant le 31 décembre doit permettre l'examen, pour l'année à venir, du plan de formation et des conditions de mise en œuvre du DIF et des contrats et périodes de professionnalisation.

Attention ! Sanction en l'absence de réunion 

Les consultations du CE ou des représentants du personnel sont impératives. A défaut l'employeur s'expose à des sanctions pénales (1 an d'emprisonnement et/ou 3.750 euros d'amende) et à une majoration de 50 % de la contribution due par l'entreprise au titre de la formation professionnelle.

 Communiquer les documents avant les réunions : une obligation légale 

Au moins trois semaines avant ces réunions, vous devez remettre aux représentants du personnel divers documents dont la liste est donnée par les articles D. 2323-5 et D. 2323-6 du Code du travail :

• déclaration fiscale (" 2483 " - Cerfa n° 11168) relative à la formation professionnelle de l'année précédente,
• informations sur les organismes de formation choisis,
• caractéristiques des congés de formation suivis...

Le contenu du plan de formation

Le plan de formation est l'outil privilégié dont dispose l'employeur pour mettre en œuvre les actions de formation dans son entreprise.

1- Quelles actions mettre en place dans le plan ?

On distingue 2 types d'actions de formation. Elles peuvent se dérouler pendant ou en dehors du temps de travail. Elles sont ou non rémunérées.

 Les actions d'adaptation des salariés à leur poste de travail ou d'évolution des emplois ou de maintien dans l'emploi

L'employeur doit adapter ses salariés au poste de travail, mais aussi à veiller au maintien de leur capacité à occuper un emploi, au regard de l'évolution des emplois, des technologies et des organisations. Il peut s'agir par exemple,  d'une formation réalisée auprès du constructeur d'une nouvelle machine mise en place dans l'entreprise, d'une formation nécessaire à l'utilisation d'une nouvelle plate-forme téléphonique ou d'une formation suivie par un salarié suite à un reclassement effectué dans le cadre d'un licenciement économique.

Les actions d'adaptation au poste de travail constituent du temps de travail effectif et donnent lieu au maintien par l'entreprise de la rémunération. En cas de dépassement de la durée de travail, l'employeur doit rémunérer les heures supplémentaires.

Bon à savoir : Avec la réforme de la formation professionnelle en novembre 2009, les actions liées à l'évolution ou au maintien dans l'emploi dans l'entreprise ont fusionnées avec les actions d'adaptation. Tenez en compte dans les documents que vous devez présenter aux représentants du personnel.

 Les actions ayant pour but le développement des compétences

Elles permettent au salarié de développer de nouvelles compétences dans le but d'acquérir une qualification supérieure. Par exemple une formation au management pour un salarié nommé chef d'équipe, ou une formation délivrant un diplôme d'ingénieur à un technicien.

Elles peuvent se dérouler pendant ou en dehors du temps de travail effectif avec l'accord du salarié. Pour les heures réalisées en dehors du temps de travail, l'employeur indemnise le salarié avec l'allocation de formation d'un montant égal à 50 % de la rémunération nette de référence du salarié concerné.

2- Comment procéder ?

Le choix du type d'action à mettre ne place dans le cadre du plan de formation dépend des besoins de l'entreprise et/ou des souhaits des salariés. Il dépend également de l'offre de l'organisme qui assurera la formation (date, durée, en journée, le soir, etc.).

 Répertorier les besoins de formation dans votre entreprise

Pour décider des actions de formation que vous allez financer, vous devez définir les besoins de votre entreprise:

- Prenez en compte les projets et/ou des ambitions de l'entreprise. Par exemple nécessité d'une formation des salariés afin d'accéder à un nouveau marché, de fabriquer un nouveau produit, de faire face à des évolutions technologiques.

- Utilisez l'évaluation des compétences de vos salariés pour définir vos actions. Les entretiens périodiques avec chaque salarié doivent vous permettre de faire apparaître les besoins de formation.

- Vous pouvez également mettre en place une enquête auprès de vos salariés pour recenser leurs souhaits.

- Faites le point avec chaque chef de service pour connaître les besoins de ses collaborateurs.

 Sélectionner les prestataires

Une fois vos besoins définis et vos actions choisies, vous devrez choisir des prestataires pour mener à bien vos actions de formation. Sachez qu'une entreprise peut choisir d'organiser elle-même la formation de ses salariés ou faire appel à un prestataire extérieur.

 Le rôle des représentants du personnel

Une fois le plan exposé, les représentants du personnel peuvent émettre des suggestions et vous soumettre des modifications ou des améliorations.

Vous n'êtes pas obligé de suivre ces recommandations. L'avis des représentants du personnel n'est sollicité qu'à titre consultatif.