1- Évaluer les risques
Le document unique (DU) est un inventaire des risques de chaque unité de travail de l'entreprise (article R. 4121-1 du code du travail). Outre une parfaite connaissance de tous les postes de travail de l'entreprise, vous devez être capable de lister tous les dangers auxquels les salariés sont exposés.
Son objectif est d'améliorer la santé au travail, en diminuant les accidents du travail et les maladies professionnelles et d'améliorer les conditions de travail. Il va vous servir d'outil pour prévenir les risques, mener vos actions de prévention, et procéder à l'élaboration du bilan de la situation générale de l'hygiène, de la sécurité et des conditions de travail et du programme annuel de prévention des risques prévus à l'article L. 4612-16 du Code du travail.
Réalisez un inventaire dans chaque unité de travail et identifiez les dangers potentiels prévisibles :
équipements, substances, méthodes de travail susceptibles de causer un dommage pour la santé des travailleurs ;
observez les tâches des salariés et engagez le dialogue (pourquoi, comment, qu'est-ce qui est difficile...).
Organisez des réunions au sein de chaque unité de travail, afin de repérer les situations à risque :
demandez aux salariés de vous faire part de leurs idées et de leurs constatations sur le terrain. Ils peuvent apporter leur témoignage sur d'éventuels risques inhérents à leur situation de travail. Vous pouvez vous faire aider du médecin du travail pour encadrer ces réunions ;
associez à votre démarche les acteurs internes à l'entreprise : CHSCT, délégués du personnel et externe médecin du travail.
Analysez les risques :
procédez à une étude des conditions d'exposition des travailleurs aux dangers auxquels ils sont exposés et analysez les accidents du travail pour repérer les situations à risque ;
consultez, pour vous aider, l'article "La prévention des risques" disponible sur le site www.travail-emploi-sante.gouv.fr.
2- Rédiger le document unique
Une fois les risques évalués, vous devez procéder à la rédaction du document.
La forme du document
Aucune forme particulière n'est imposée au document unique. Vous devez simplement retranscrire les résultats de votre évaluation des risques sur un document unique. Cela peut être sur un document papier ou numérique.
Si vous optez pour un support numérique qui comporte des informations nominatives (nom des salariés notamment), vous devez procéder à une déclaration préalable auprès de la CNIL (Commission nationale de l'informatique et des libertés) ou contactez le correspondant CNIL de votre entreprise.
Le fond du document
La rédaction du document unique doit être effectuée en tenant compte des évolutions inhérentes à la vie de l'entreprise : embauche de nouveaux salariés, achats de nouveaux équipements ou produits.
Vous pouvez obtenir des aides techniques ou financières de la part d'organismes publics, para-publics ou privés aux fins de préparer et d'identifier les risques puis d'envisager et de mettre en œuvre des actions de prévention. L'Agence nationale (et ses antennes régionales) pour l'amélioration des conditions de travail recense les aides existantes sur son site http://www.anact.fr
Le DU contient :
l'identification des risques. Elle va consister à examiner chaque catégorie de poste de travail pour ensuite dresser un bilan des dangers existants sur ce poste. L'examen de ce bilan va permettre de planifier des actions de prévention des risques sur ces postes ;
le classement des risques de votre entreprise selon vos propres critères : gravité, probabilité de réalisation du risque, fréquence d'exposition, etc. ;
les mesures de prévention qui ont été prises, ou que vous envisagez de mettre en place. Après avoir recueilli l'avis des représentants du personnel, l'employeur formalise ces actions de prévention. Elles peuvent prendre des formes diverses : engagement de formations destinées aux salariés, élaboration de nouvelles consignes de travail, modernisation des équipements de travail ou aménagement des locaux.
Bon à savoir : pour vous aider, vous pouvez utiliser la fiche d'entreprise du médecin du travail, l'analyse des risques faite par votre CHSCT et les fiches de données de sécurité (FDS) des fabricants de produits. Ils peuvent contenir des éléments importants pour votre évaluation des risques.
3- Mettre à disposition le document unique
Le document unique d'évaluation des risques doit être tenu à la disposition (article R. 4121-4 du code du travail) des salariés et de personnes externes à l'entreprise.
La consultation en interne est possible par :
les travailleurs (placez une affiche sur le lieu de travail pour indiquer où il est possible de le consulter, article R. 4121-4 du code du travail),
les membres du comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) ou des instances qui en tiennent lieu,
les délégués du personnel.
En externe, la consultation est possible par :
le médecin du travail,
les agents de l'inspection du travail,
les agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale,
les agents des organismes professionnels de santé, de sécurité et des conditions de travail mentionnés à l'article L. 4643-1,
les inspecteurs de la radioprotection mentionnés à l'article L. 1333-17 du code de la santé publique et des agents mentionnés à l'article L. 1333-18 du même code, en ce qui concerne les résultats des évaluations liées à l'exposition des travailleurs aux rayonnements ionisants, pour les installations et activités dont ils ont respectivement la charge.
4- Actualiser le document unique
Votre document unique doit faire l'objet d'une mise à jour au moins une fois par an. Datez-le à chaque actualisation ou mise à jour annuelle !
En outre, vous devez obligatoirement le mettre à jour dans les deux cas suivants :
dès qu'une décision d'aménagement importante modifie les conditions d'hygiène et de sécurité ou les conditions de travail de vos travailleurs (modifications de l'outillage, de cadences ou de normes de productivité, changements de produits ou d'organisation du travail, etc.) ;
en cas d'apparition de nouveaux risques. Lorsqu'une information supplémentaire concernant l'évaluation d'un risque dans une unité de travail est recueillie. Il s'agit de prendre en compte l'apparition de risques, consécutive à des évènements tels que l'évolution des connaissances techniques et scientifiques, la survenance d'accidents du travail ou de maladies professionnelles ou encore de nouvelles règles concernant la santé et la sécurité des travailleurs. Il doit alors être répertorié dans le DU et analysé afin de comprendre en quoi il révèle un facteur de risque particulier. Par exemple, si à la suite de la mise en place d'une nouvelle machine, plusieurs salariés ont été arrêtés pour sciatiques. Vous devez mentionner ces arrêts dans votre DU et indiquer les actions prises afin de réduire les troubles musculo-squelettiques (TMS).
Formalités
