Mettre en place un entretien professionnel

Les points clés à définir

A quelle date doit-il avoir lieu?

Si dans les faits, la majorité des services RH organisent les entreprises professionnels en fin d'année, la période la plus propice se situe entre juin et septembre inclus. Pourquoi? Car c'est juste avant l'élaboration du plan de formation et les négociations salariales. Cela permettra aux supérieurs hiérarchiques de prendre les décisions concernant la formation et la rémunération au regard des résultats de ces entretiens.

Astuce: Pour éviter les surcharges de travail des services formation et encadrement, vous pouvez instaurer un "roulement" dans les entretiens, selon la catégorie de personnel (cadres et employés la première année par exemple, ouvriers l'année suivante).

Qui va faire passer l'entretien?

Pour chaque salarié, il convient de définir quel supérieur hiérarchique va le recevoir en entretien.

Que dit l'accord de branche?

L'accord de branche peut définir des modalités et objectifs spécifiques à l'entretien. Il est donc indispensable de s'y référer. Pour trouver l'accord de branche conclu dans votre secteur d'activité, rendez-vous sur le site Centre Inffo, centre de ressources du ministère du Travail, qui dresse la liste de tous les accords de branche sur la formation professionnelle conclus depuis 2004: http://www4.centre-inffo.fr/v2/cpnfp/recherche.phtml.

Préparer l'entretien

Un entretien professionnel ne s'improvise pas. Il doit permettre d'anticiper sur les évolutions des métiers et de repérer des ressources en compétences utiles aux projets de développement de l'entreprise.

1/Définissez votre politique de gestion des RH

Commencez par réfléchir à votre politique de gestion des ressources humaines en fonction de votre stratégie de développement: la société a-t-elle des projets de développement ou d'innovation? Va-t-elle être confrontée à d'importants départs à la retraite, devoir recruter en nombre ou réorienter certaines de ses activités? Quelles sont les formations prioritaires? Une mobilité fonctionnelle ou géographique des équipes sera-t-elle nécessaire?

2/ Communiquez

Une fois votre politique de gestion des RH définie, il est nécessaire d'en informer le personnel et les managers.

Informez le personnel et ses représentants sur les objectifs de l'entretien. Cela va vous permettre de recenser les demandes pour élaborer le plan de formation et réfléchir aux évolutions possibles.

Communiquez aux managers des supports (fiches de poste, dispositifs de formation possibles, guide des questions à poser en entretien) pour les aider dans leur rôle.

Le contenu de l'entretien

La parole à chacun

L'entretien doit permettre au salarié et à l'entreprise d'avancer dans un but commun. Pour cela, chacun doit pourvoir s'exprimer et s'écouter.

Le salarié doit exprimer ses souhaits d'évolution ainsi que ses demandes de formation pour y parvenir.

De son côté, son supérieur doit lui expliquer la stratégie de l'entreprise, les compétences et les emplois qu'il sera nécessaire de créer.

L'objectif est de projeter dans le futur le poste occupé ou souhaité par le salarié et de concrétiser un parcours individualisé à partir de l'évolution prévisible des missions, des techniques ou des projets de l'entreprise.

Les principales phases

L'entretien peut comporter les phases suivantes:

le bilan de la situation actuelle et des formations déjà réalisées par le salarié;

l'identification du projet professionnel et des compétences complémentaires à acquérir;

la recherche de solutions pour y parvenir;

la négociation des engagements réciproques de l'entreprise et du salarié et enfin le plan d'action envisagé.

Sachez que les solutions envisageables pour développer les compétences sont multiples et ne se résument pas seulement à des stages de formation. Il est aussi possible de diversifier les activités, de conduire un projet, de faire du tutorat ponctuel...

Le bilan

L'entretien professionnel doit faire l'objet d'un document de synthèse, résumant les points d'accord, les décisions et les évolutions envisagées, avec si possible des objectifs réalistes et datés. Ce document doit être signé entre le salarié et son supérieur. Ce n'est pas un engagement mais un document de synthèse. C'est, en effet, le dirigeant qui reste maître de la décision finale, en fonction des priorités de l'entreprise et de son budget.

Attention cependant à ne pas démotiver le salarié si les conclusions de l'entretien restent lettre morte! Tentez d'accéder au projet du salarié, quitte à en négocier avec lui les modalités d'action (formation possible hors temps de travail, par exemple).

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