Remboursement de frais professionnels : comment être exonéré de cotisations sociales ?

 Si l'employeur choisit de verser au salarié une indemnité forfaitaire fixée à l'avance

L'employeur est autorisé à déduire le montant de cette allocation forfaitaire mais uniquement dans les limites fixées chaque année par l'Urssaf.

Pour 2011, les montants sont les suivants :

1- Pour les frais de repas

-  sur le lieu de travail :

Si le salarié est contraint de prendre son repas sur son lieu de travail en raison de conditions particulières d'organisation ou d'horaires de travail, la limite d'exonération est fixée à 5,80 euros. C'est par exemple le cas pour les salariés en travail continu, de nuit ou en horaire décalé.

- en déplacement :

Le salarié peut être obligé de prendre son repas au restaurant.  La limite d'exonération est alors fixée à 17,10 euros.

Pour les salariés contraint de prendre leurs repas hors des locaux de l'entreprise par exemple sur un chantier une indemnité de collation est versée pour laquelle  la limite d'exonération est de 8,30 euros.

2- Pour les frais de déplacement

On distingue les indemnités de grand déplacement en métropole et les indemnités de mobilité.

Les indemnités de grand déplacementElles correspondent au cas d'un salarié en déplacement professionnel qui est empêché de regagner chaque jour sa résidence habituelle. Il reçoit des indemnités de missions destinées à compenser les dépenses supplémentaires de repas et de logement. Les montants varient en fonction de la durée du déplacement.

(1) Montant des indemnités forfaitaires de grand déplacement réduit de 15 %.
(2) Montant des indemnités forfaitaires de grand déplacement réduit de 30 %.

Les indemnités de mobilitéElles concernent frais exposés par les salariés envoyé à titre définitif ou provisoire dans une autre région. Il doit s'agir des frais engagés par le salarié dans le cadre d'une mobilité professionnelle.

* Ces limites d'exonération des indemnités de mobilité professionnelle sont admises par l'Urssaf et non par le fisc. 

Si l'employeur choisit le remboursement sur frais rééls

Il rembourse alors les frais sur présentation des justificatifs remis par les salariés.

Dans ce cas, les sommes qu'il verse sont exonérées de cotisations en fonction du montant des frais exposés par le salarié.

Il n'est alors  pas nécessaire de se reporter aux limites d'exonération prévues pour les allocations forfaitaires.

A noter : L'achat des ordinateurs ou téléphones mobiles par les salariés en télétravail ne peuvent pas être remboursées de manière forfaitaire et doivent forcément l'être au cas par cas, sur la base des justificatifs.