Traitez les dépenses
Outre les justificatifs et le visa de remboursement, vous centralisez les notes de frais du personnel sur un bordereau de paiement mensuel remis à la banque ou au service comptabilité. Ensuite, vous comptabilisez les montants par salarié afin de faciliter le report de la cellule "montant des autres frais" inscrite sur la DADS annuelle (déclaration annuelle des salaires).
Créez la structure du fichier
Le fichier de "Centralisation de frais de mission" contient treize feuilles identiques réalisées en une seule fois à l'aide de l'option Groupe de travail (clic droit sur l'onglet d'une feuille, puis sélection de l'option Sélectionner toutes les feuilles). Attention! Les colonnes TVA sont indispensables. Elles vous permettront de comparer, sur votre futur tableau de bord, les montants remboursés aux sommes budgétées.
Dans notre exemple
La cellule B3 accueille le montant TTC remboursé au salarié au titre des déplacements soumis à la TVA. La cellule D3 contient la formule =+ARRONDI(B3-(B3/1,196);2) qui permet de déterminer la part de la TVA de la cellule B3. La cellule C3 accueille, quant à elle, les sommes remboursées dont vous ne pourrez pas déduire la TVA (cf. encadré). À ce titre, elle est vierge de toute formule. Ce raison nement sera applicable pour toutes les cellules de la zone B3 à M9.
Attention! Le calcul de la TVA de la colonne "Autres frais (divers)" est manuel (additionnez le montant de la TVA inscrit sur les justificatifs) car vous ne pouvez pas savoir par avance de quel taux de TVA il s'agit. La cellule B11 soustrait le montant total cumulé des frais de déplacements moins la TVA. Enfin, la colonne Q permet de vérifier la cohérence des totaux par rapport aux notes de frais des salariés. Elle sera remise au comptable pour établir les chèques ou virements.
Cumulez les totaux
Pour connaître le cumul des frais engagés par salarié, la treizième feuille, nommée "Cumul en cours", additionne les montants au fur et à mesure des mois.
Dans notre exemple
Une fois le tableau terminé et les formules de calcul vérifiées, ôtez la fonction Groupe de travail. Pour ce faire, réalisez un clic droit sur un onglet puis activez l'option Dissocier les feuilles. Ouvrez l'onglet de la feuille Cumul en cours, puis saisissez la formule: =Janv.!B3+Fév.!B3+Mars!B3+Avr il!B3+Mai!B3+Juin!B3+Juil.!B3+Août!B3+Sept.!B3+Oct.!B 3+Nov.!B3+Déc.!B3. Pour information, le menu Données > Consolider pourrait établir le cumul à un instant T, mais la mise à jour au cours des mois ne serait pas automatique. C'est pourquoi, il convient de saisir manuellement la première formule, puis de la recopier verticalement et horizontalement comme nous l'avons fait.
Répartissez le budget
Le budget prévisionnel présente les montants hors taxes alloués par les dirigeants pour chaque poste (ou type de charge). Selon les entreprises, il sera ensuite adapté aux variations saisonnières ou mensuelles et suivra le cycle financier de l'entreprise. En pratique, la quote-part d'un montant budgété pourra être minorée en période de congés payés ou majorée à l'occasion d'un événement qui le justifie (l'organisation d'un salon professionnel, une période d'activité plus intense...).
Dans notre exemple
Le budget prévisionnel HT annuel suit les variations saisonnières trimestrielles et ne présente aucune difficulté majeure.
Créez votre tableau de bord
Les feuilles de saisie ou d'analyse vont maintenant vous permettre de concevoir le tableau de bord indispensable pour mieux gérer les notes de frais des membres du personnel.
Créez la structure
Afin d'être entièrement automatisées, les cellules du tableau de bord sur douze mois seront reliées aux feuilles mensuelles du fichier "Centralisation des frais de mission". La syntaxe la plus simple pour écrire les formules de report sera de type =Janv.!B11 puis =Fév.!B11, etc.
Dans notre exemple
Pour obtenir la formule =Janv.!B11 et les formules adjacentes, placez-vous dans la cellule d'accueil (par exemple, la cellule B4 de l'onglet Tableau de bord), cliquez sur l'onglet de la feuille du mois de janvier (par exemple, Janv.), sélectionnez la cellule concernée (par exemple, B11) et appuyez sur la touche Entrée de votre clavier. Ensuite, renouvelez ces manipulations pour couvrir la zone de cellules B4 à F15, puis paramétrez les additions. Pour saisir les autres formules, suivez les instructions décrites dans les prochaines étapes.
"Récupérez" le budget
Avant d'analyser le total réel des dépenses grâce au budget cumulé adéquat, la formule saisie en B17 vérifie le trimestre en cours inscrit en cellule C1 (par ex.: 2e trim.), puis calcule le montant budgété à retenir (par ex.: 4 900, s'il s'agit du montant budgété au 1er trim. ou 9 100, s'il s'agit du montant cumulé du 1er trim. et du 2e trim.). Pour faciliter la recopie incrémentée de la formule dans les cellules adjacentes (C17, etc.), la cellule de référence C1 est devenue $C$1.
Dans notre exemple
La formule en B17 détermine le budget à confronter au total des dépenses grâce au raisonnement: =SI($C$1=»1er trim.»;'Budget HT'!B3;SI($C$1=»2e trim.»; 'Budget HT'!B3+'Budget HT'!B4;SI($C$1=»3e trim.»;'Budget HT'!B3+'Budget HT'!B4+'Budget HT'!B5;SI($C$1=»4e tri m.»;'Budget HT'!B3+'Budget HT'!B4+'Budget HT'!B5+'Budget HT'!B6;0)))). Ce qui signifie "si C1 est égal à 1er trim. alors inscris le montant placé dans la cellule B3 de la feuille Budget HT; si C1 est égal à 2e trim. alors additionne B3 et B4 de la feuille Budget HT; etc."
Analysez les écarts
Pour évaluer les dépenses et pouvoir les maîtriser, il suffit de diviser, en cellule B18, le total des dépenses par le budget cumulé =B16/17.
Dans notre exemple
La cellule B18 a reçu un format de type pourcentage (Format > Cellules > Nombres > Pourcentage), puis elle a été réunie à une syntaxe d'arrondi. Cette manipulation donne la formule =ARRONDI((B16/B17);2), que vous pourrez recopier dans les cellules adjacentes. En outre, la couleur de l'analyse est reliée à une mise en forme conditionnelle (Format > Mise en forme conditionnelle). Ainsi, si la valeur est comprise entre 0 et 80%, le nombre s'affiche en vert; si elle est comprise entre 80 et 100%, le nombre est en orange; s'il dépasse le budget, la couleur devient rouge.
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Facture: quelles sont les mentions légales?
Pour être déductible, la TVA doit être inscrite sur une facture.
Celle-ci comportera, entre autres, le nom et l'adresse de l'entreprise émettrice, le numéro de Siret, le nom du destinataire, la nature du bien vendu, son prix unitaire HT, le total HT, le taux de TVA applicable et le montant TTC. À défaut, l'entreprise ne pourra pas récupérer la TVA.
Attention! Depuis le 10 avril 2006, les factures établies par les restaurateurs, dont le montant hors taxes est inférieur à 150 euros, bénéficient d'un assouplissement. Ainsi, le client peut inscrire lui-même ses coordonnées sur la facturette dans un cadre réservé à cet effet (instruction fiscale du 10 avril 2006, BOI 3 E-1-06).
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