Comment suivre et maîtriser vos budgets séminaire?

"J'organise le séminaire annuel de notre service pour la première fois et le budget qui m'a été alloué me semble trop restreint. Comment faire pour évaluer et valider mon budget prévisionnel et faire remonter l'information à ma hiérarchie?"

Annie, Paris

La réponse de l'expert:

Florence Morlière
Consultante Indépendante, Formation certifiée par Master Connection Associates "Solution de Formation Dynamique"
06 80 04 92 31
fmorliere-mca@orange.fr

Trop souvent, séminaires ou réunions sont décidés sans tenir compte des considérations financières. Dresser un budget solide pour votre séminaire vous aidera sur bien des points, mais surtout, cela vous permettra de responsabiliser vos collaborateurs quant au succès du séminaire.

Recueillez les informations. Pour évaluer et valider votre budget prévisionnel, interrogez vos managers ou collaborateurs afin d'obtenir des informations clés.


Par exemple:

- Quelle a été la dépense de l'an dernier pour ce même séminaire? Cela vous permettra de juger du bien fondé de vos calculs et dépenses.


- Quelles seront les dépenses couvertes, si c'est le cas, par les sponsors du séminaire et les participants?

Faites le lien entre les services. Votre budget doit suivre les buts de l'entreprise ainsi que son organisation fiscale. Cela vous permettra un meilleur suivi du budget avec le service comptable de votre entreprise. Renseignez-vous notamment auprès d'eux pour être certain que les outils comptables et financiers que vous utilisez sont compatibles avec les leurs.

Créez des outils. Mieux vous comprendrez les coûts entraînés par les changements de dernière minute, mieux vous et votre entreprise serez à même de planifier des séminaires en plus grand nombre en respectant vos budgets. La création d'un tableau reflétant vos dépenses et revenus provenant des fournisseurs, sponsors et exposants vous aidera à mettre en place votre processus sereinement.

Assurez un suivi. Fixez des objectifs budgétaires pour vos séminaires et réalisez ensuite un rapport d'activité, votre hiérarchie sera toujours sensible sur ce point. Ne perdez pas de vue les questions préalablement posées concernant le type de réunion que votre client (votre hiérarchie) désire, le type de participants, le thème choisi, etc.