Comment organiser un séminaire à distance?

Définissez au plus tôt vos impératifs
Le choix d’une destination lointaine présente deux contraintes majeures: une organisation plus complexe et des temps de transport importants. De ce fait, ce type de séminaires s’étend généralement sur une durée assez longue (trois ou quatre jours minimum) et nécessite un budget conséquent. Ces impératifs inhabituels vous obligent à vous organiser de façon précoce. Cinq, voire neuf mois à l’avance, vous devez déjà disposer d’un créneau de dates, connaître votre budget, la durée de l’événement et le nombre de participants.

Plus de vingt personnes? Sous-traitez!

Si l’événement requiert une organisation complexe (destination lointaine, participants venant de différents pays…) mieux vaut faire appel à une agence d’événementiel ou d’incentive. Car jongler entre une foultitude de prestataires (hôtel, location de matériel, traiteur, transports, tourisme, activités récréatives, etc.) peut vite tourner au cauchemar quand on n’est pas spécialiste. On aurait tendance à penser que l’on économise en faisant tout soi-même. C’est faux: la perte de temps sans valeur ajoutée ou le fait que l’on ne bénéficie pas des tarifs négociés réservés aux voyagistes, finissent par peser lourd dans la balance.

L’avantage de faire appel aux spécialistes? Un interlocuteur unique qui coordonne les différents prestataires. "À partir d’un brief du client, nous lui offrons une réponse sur mesure", précise Frédéric Ortiz, PDG de Zitrocom, agence spécialisée dans le voyage d’entreprise(1). Couvrant les aspects organisationnels, logistiques et événementiels, l’agence accompagne le client avant et pendant le séminaire. Vous pouvez demander que l’événement soit organisé autour d’une thématique, par exemple l’histoire de votre entreprise.

Si vous devez gérer en interne

Pour un séminaire de petite taille (moins de 20 personnes) en France ou en Europe, l’aspect logistique redevient gérable en interne. Choisissez un lieu facilement accessible en train ou en avion, puis renseignez-vous au-près de l’office du tourisme ou du palais des congrès sur les possibilités d’hébergement et de loisirs sur place. Attention aux périodes de hautes saisons touristiques: prix en hausse et capacités d’hébergement en baisse! Votre priorité sera de trouver l’établissement qui vous accueillera. Choisissez un lieu en harmonie avec la tonalité du séminaire (classique,luxueux,insolite,typique…). S’il est aisé de juger du style d’un lieu au travers des guides ou du site Internet de l’hôtel,il reste indispensable d’enquêter plus précisément sur la date de la dernière rénovation, l’équipement des salles de réunion et les formules de restauration.

Viennent ensuite les questions de transport: si vous ne passez pas par un billettiste, sachez que les compagnies aériennes disposent d’une branche dédiée aux voyages d’affaires vous permettant d’obtenir réductions et billets gratuits selon le nombre de sièges réservés. Concernant les activités, élaborez en détail le planning environ trois mois avant l’événement. Vous pouvez soit coordonner vous-même les différents prestataires (incentive, audiovisuel...), soit diriger vos demandes vers un interlocuteur unique: le centre de congrès ou l’hôtel. De plus en plus de chaînes hôtelières élargissent leurs prestations dans ce sens: c’est le cas du Méridien qui vient de lancer un nouveau service dédié à l’organisation d’événements(2). Enfin, prévoyez de vous rendre sur place un, voire plusieurs jours avant le début du séminaire, afin de régler les derniers détails et d’accueillir les "séminaristes" frais et dispos, que ce soit à Strasbourg ou à Bora Bora!

(1) www.zitrocom.net
(2) www.meetings.lemeridien.com