La majorité des entreprises accordent une grande importance au cadre de leurs manifestations. En cas de restriction budgétaire, plus de la moitié d’entre elles seraient même prêtes à réduire le nombre de leurs événements plutôt que devoir se rabattre sur un hôtel de catégorie inférieure. Marbre,lustres,lambris… Choisir un environnement luxueux est une démarche stratégique. Un cadre prestigieux marque les esprits, mais il peut aussi bien renforcer l’image de l’entreprise que véhiculer un message déplacé… Dans quelles circonstances choisir un tel établissement, et ainsi optimiser le retour sur investissement ?
Le luxe… pour quel type d’événement?
On écartera d’emblée les palaces pour les séminaires de formation intensive. Il serait évidemment dommage de passer le séjour enfermé dans une salle de réunion, et ne pas profiter d’une infrastructure exceptionnelle. D’autre part, pour être déductible des impôts, la dépense engendrée doit être proportionnelle à l’objectif visé. Si le luxe prime sur le travail, vous risquez fort de vous exposer à un redressement fiscal… Le choix d’un quatre-étoiles ou quatre-étoiles de luxe est en général destiné aux incentives, pour un public restreint de dirigeants, ou pour des clients que l’on souhaite récompenser et fidéliser. Ils passeront sans doute quelques heures en réunion, mais l’intérêt sera de profiter au maximum du cadre et des activités proposées (golf, casino, piscine, spa…).
Pour un événement ponctuel –lancement commercial ou relations publiques–, organiser une soirée de gala, un cocktail ou un petit-déjeuner dans de fastueux salons apportera la touche festive nécessaire à l’événement. Quant aux entreprises œuvrant dans le secteur du luxe, elles se doivent évidemment de choisir des lieux en harmonie avec leur image. À l’inverse, veillez à ne pas commettre d’impair en choisissant un cadre trop somptueux lorsque l’entreprise traverse une période de restructuration, ou si l’idée de luxe va à l’encontre de la politique de la société.
Que doit-on attendre d’un hôtel de luxe?
Placez la barre de vos exigences à la hauteur de l’investissement financier. Au diapason du cadre, la qualité du service constitue la clé de voûte d’un événement réussi.
Pendant la phase préparatoire, adressez-vous à un interlocuteur unique, qui se chargera d’apporter des touches spéciales à la manifestation (activités originales dans la région concernée, décoration des lieux, soirées à thème, petits cadeaux dans les chambres…).
Au cours du séjour, le personnel se devra d’être toujours à l’écoute et de réserver un accueil personnalisé à chaque membre du séminaire.
Restez vigilant ! Certains palaces vivent sur leur splendeur passée, et s’ils affichent une façade flamboyante, négligent sérieusement l’état de certaines chambres. Contrôlez la date de la dernière réfection complète de l’hôtel, et vérifiez que tous les locaux sont dans un état impeccable. Obtenez l’assurance que l’ensemble des chambres qui vous seront attribuées offrent bien un degré de confort similaire (espace, vue, literie, minibar, salle de bain…). Passez soigneusement en revue les salles de réunion: éclairage à la lumière du jour, climatisation, fauteuils confortables, prises pour portables à proximité de chaque siège, qualité de l’équipement audio et vidéo, réseau WiFi accessible dans l’hôtel. Renseignez-vous sur la possibilité d’installer panneaux et étendards au logo de votre entreprise dans le hall de réception, ainsi qu’une signalétique guidant vos visiteurs vers les salles. Côté cuisine, entendez-vous avec le chef pour que les menus marient agréablement créativité et découverte des produits du terroir, surtout si vos invités sont étrangers !
Grandes chaînes ou hôtels indépendants?
Les établissements des chaînes internationales offrent généralement des services parfaitement adaptés aux entreprises: une équipe dédiée à la préparation de l’événement, un centre d’affaires sur place ouvert 24h sur 24, des salles de réunion à la pointe de la technologie…
Si vos organisez votre séminaire dans un pays lointain, vous aurez également l’assurance de retrouver des hôtels offrant la même qualité de confort et de service. L’inconvénient ? Le côté impersonnel des lieux, le cadre standardisé. D’autre part, peut-on véritablement parler de luxe dans ces gigantesques quatre-étoiles de mille chambres ? À l’inverse, les demeures de charme et autres hôtels indépendants véhiculent une image d’exclusivité, du fait de leur clientèle restreinte. En assurant une attention de tous les instants et en offrant un cadre stylé à leur clientèle, ils répondent à l’idée que l’on peut se faire du luxe. Mais leurs infrastructures ne sont pas toujours adaptées au monde des affaires. À réserver donc à un événement en petit comité (moins de 50 personnes) et orienté incentive.
A quel prix?
Dans les grandes villes, le forfait demi-journée commence à 130 euros par personne et le forfait semi-résidentiel à 350 euros. Pour alléger la note, plusieurs solutions s’offrent à vous : tout est négociable et les grands hôtels ont intérêt à vous faire un prix en basse saison plutôt que de laisser leur établissement tourner à vide. À titre d’exemple, février, mars, juillet et août sont des mois creux à Paris. Si le budget reste trop élevé pour organiser un séjour, réservez ces cadres prestigieux à des événements ponctuels (soirées, cocktails).
Le "bon plan" à connaître : les chaînes de luxe développent des programmes de fidélisation. Si vous faites appel régulièrement à un même établissement, il y a gros à parier que leurs efforts commerciaux iront crescendo. Si ce n’est pas le cas, changez d’adresse !
Evénement
