L'expression populaire "être charrette", qui évoque "la pression
provoquée par la nécessité de devoir effectuer un travail intensif de
dernier moment", vous est familière... De fait, vous travaillez souvent
dans l'urgence. Reste à savoir comment vous préserver des effets
négatifs de ces épisodes de "surchauffe" et retrouver un peu de
sérénité.
Mesurez votre degré de fatigue
En dépit des idées reçues, le sentiment d'être débordé ne coïncide
pas forcément avec une masse de travail à traiter à la minute. Ainsi,
vous pouvez céder à la panique, à l'énervement ou à l'épuisement
physique ou émotionnel sans pour autant être acculé par les échéances.
Le principal responsable évolue en périphérie de votre profession:
êtes-vous préoccupé par des soucis majeurs, êtes-vous fatigué,
rencontrez-vous quelques soucis de santé? Parfois, dormir, manger
sainement, prendre le temps de se détendre ou de se soigner suffit à
retrouver "la pêche".
D'autres fois, votre exaspération résulte de la sensation de n'être
qu'un pion sur un échiquier: personne ne semble voir, ni apprécier ce
que vous faites. Exigez de votre manager des feed-backs positifs. Le
vôtre est un perpétuel insatisfait? Vous le connaissez tellement bien
que vous saurez parfaitement identifier les compliments masqués par
quelques reproches tatillons...
Gérez les missions "satellites"
Lorsque vous êtes surchargé de travail, l'erreur serait d'évoquer
votre manque d'organisation. En effet, vous êtes parfaitement capable
d'évaluer avec précision quand, comment et dans quels délais vous
pouvez accomplir une mission avant de l'accepter. S'il vous arrive,
certes, de sacrifier une soirée ou un week-end pour la terminer, le
problème est ailleurs: dans les faits, le retard est provoqué par une
multitude d'actions ou de tâches dont l'exécution immédiate a dilué le
temps.
Aussi, programmez minutieusement sur votre agenda toutes les
missions satellites "incompressibles" pour les garder à l'esprit. Une
tâche supplémentaire perturbe votre planning? Vérifiez son degré
d'importance: est-elle urgente? Pouvez-vous la déléguer? Comment
pourriez-vous gagner du temps? Supprimer la pause café, vous
connaissez... Mais est-il vraiment nécessaire de consacrer plus de
vingt minutes à peaufiner la mise en pages de documents que personne ne
lira?
Revoir vos objectifs de travail pourrait être une deuxième solution.
À ce propos, quelles missions vos managers souhaitent-ils vous voir
accomplir à la perfection? C'est le moment de leur poser la question!
Planifiez les activités de l'entreprise
Souvent, l'audit des pics de production des entreprises dévoile des
aberrations: par exemple, une société participe systématiquement à un
salon professionnel en mars, mais clôture ses comptes annuels en
décembre. Telle autre prépare son catalogue de produits au premier
trimestre de chaque année, mais démarre toujours d'importants projets à
cette même période. Dans les deux cas, le personnel administratif est
surmené.
Votre entreprise entretient sans doute aussi de semblables habitudes
absurdes. Observez les activités à forte valeur ajoutée dont les
plannings se chevauchent constamment et étudiez avec votre manager
comment les répartir sur l'année.
Parfois, une simple redistribution des actions ou des rôles peut
engendrer une réelle accalmie, diminuer le risque de "noyade" et autres
"vagues à l'âme"...
Apprenez à faire deux choses à la fois
Certaines personnes peuvent passer d'une activité à l'autre sans
jamais se disperser et retrouver leurs marques sans perdre de temps;
d'autres parviennent à se concentrer au milieu d'un chahut
indescriptible. À leur place, votre taux de stress serait à son apogée!
Mais comment garder son calme et ne pas subir la pression ambiante en
pareille circonstance?
- Pour traiter efficacement plusieurs travaux de concert, ne superposez jamais les missions. La bonne méthode? Accordez-vous toujours quelques minutes pour noter
les idées qui vous viennent spontanément à l'esprit, fermez le document
ou le classeur en question, puis déplacez-le vers un endroit précis et
visible de votre bureau. En prenant le temps de valider l'arrêt de la
séquence de travail, vous en facilitez la reprise; en conservant le
document près de vous, vous autorisez votre esprit à garder le sujet en
tête!
- Pour vous isoler d'une source de bruit parasite sans bouger d'un pouce, apprenez à pratiquer l'écoute sélective. Si vous n'y parvenez pas immédiatement, enregistrez deux conversations
et écoutez-les en même temps, en plaçant un appareil à votre gauche et
l'autre à votre droite. Ensuite, obligez-vous à ne prêter l'oreille
qu'à l'une d'entre elles. Pour corser un peu votre programme
d'entraînement, baissez le volume d'un des magnétophones (ou
éloignez-le) et augmentez celui de l'autre; concentrez-vous alors sur
la conversation émise par le magnétophone dont le volume sonore est le
plus faible. Peu à peu, votre cerveau va ignorer les sons en provenance
de la source parasite et vous pourrez travailler sans peine en milieu
bruyant!
- Si un dossier exige d'être traité dans le calme absolu et que
vos efforts d'écoute sélective ne suffisent pas à réunir les conditions
nécessaires, dites-le et déménagez provisoirement... Entre les absences pour RTT, les congés et les réunions de service, vous trouverez bien un coin de table pour vous isoler!
Limitez les interruptions
S'il est difficile d'interdire les digressions provoquées par un
interlocuteur quelconque, la durée des coupures peut largement être
limitée. Mystérieusement, cette personne volubile et envahissante ne
s'adresse jamais à vos collègues, mais vous prend systématiquement pour
cible.
Comment canaliser un bavard impénitent? Telle est la question!
Lorsqu'il entre dans votre bureau et se met à vous noyer sous un flot
de paroles, regardez-le, écoutez-le, mais abstenez-vous de lui répondre
ou d'émettre le moindre signe à son attention. Il devait vous
communiquer une information? Vous l'avez écouté: le message est passé.
Fin de transmission. Son discours tari, il peut retourner à ses
occupations et vous laisser aux vôtres.
De votre côté, ne laissez jamais votre manager ou vos collègues
supposer que vous avez du temps à perdre... Si vous devez préciser un
point avec un membre de votre équipe, contactez-le par e-mail pour
limiter vos déplacements. Au-delà de cet aspect pratique, un écrit
permet d'aller à l'essentiel et a notamment le mérite d'officialiser
votre demande d'information.
Après quelques jours d'entraînement, votre comportement revu et
corrigé s'imposera de lui-même. Moins perturbé par les demandes
impromptues, vous pourrez "jouer avec le temps" et bousculer vos
plannings sans subir la pression des événements.
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