Louer de l’espace pour l’archivage

Vous souhaitez ranger, archiver, stocker ou déménager temporairement vos archives dans des pièces à l’extérieur de l’entreprise?

Le self stockage

Vous souhaitez garder le contrôle sur votre archivage? Des prestataires louent des espaces de stockage (boxes) individuels de tailles variables (1 à 100 m2) au jour, au mois…

Les avantages

Accès illimité 7j/7, 24h/24, mise à disposition gratuite de chariots, diables et transpalettes pour la manutention, sécurisation par des caméras de surveillance, contrats de location flexibles, possibilité de changement de box en fonction des besoins, faible coût pour les petites surfaces (facturation en fonction de la surface occupée) : les avantages du self stocka-ge sont nombreux pour les PME.

L’importance du classement

Ne négligez pas le rangement et la protection de vos archives ! Étiquetage clair et liste détaillée des archives à conserver, utilisation de boîtes d’archives solides et de taille identique, rangement à l’horizontale et non à même le sol, etc.: sur place, du personnel qualifié pourra vous conseiller et vous aider à optimiser votre espace de stockage. Il pourra également vous conseiller une assurance adéquate pour vos biens stockés.

À savoir: Vous trouverez un calculateur de volume en ligne qui vous permettra de déterminer la taille du box dont vous avez besoin sur le site des différents prestataires.

Gestion externalisée des archives

Consultation sur site peu rapide en cas d’urgence, locaux inadaptés (risque d’incendie, d’humidité, d’intrusion, volumétrie importante et évolutive), espace dédié au personnel restreint, documents sensibles et difficiles à protéger contre d’éventuelles indiscrétions : vous souhaitez vous libérer des contraintes liées à la conservation et à la gestion des archives sur site ? Optez pour une gestion externalisée de vos archives papier.

Quels services?

Voici un aperçu des principales étapes de l’externalisation proposée par les leaders du marché.

• Préparation et conditionnement des archives. Sur votre site, une équipe d´archivistes procède à la collecte, à la mise en conteneurs et au référencement de vos archives, conformément à vos exigences.

• Transfert des archives. Via des sociétés de déménagement ou de transport extérieures, vos archives sont transférées sur les sites de conservation répondant aux normes de sécurité en vigueur.

• Inventaire. La gestion des archives est informatisée par la saisie de l’inventaire des archives, consultable via Internet ou un logiciel dédié. Vous pouvez aussi opter pour une gestion interne de vos archives en saisissant vous-même l’inventaire de vos archives sur un outil de gestion informatisée qui peut vous être proposé.

• Numérisation. Les documents numérisés sont disponibles en ligne alors que les originaux papier seront conservés dans des entrepôts sécurisés.

• Recherche et restitution d´archives. Après réception de votre demande (par email, fax, téléphone ou via votre espace client), les documents vous sont restitués par : livraison physique par porteur, fax, messagerie, transmission d´images numérisées par email. Il vous est également possible de visualiser vos documents à partir de votre espace client.

• Destruction confidentielle. Certaines obligations vous imposent des durées de conservations de certains documents en fonction de contraintes légales, fiscales ou sociales (moyen ou long terme). Sous réserve d’une demande écrite de votre part, le prestataire peut procéder à la destruction des archives arrivées au terme de leur durée légale de conservation et vous remettre un certificat de destruction à l’issue de l’opération.

Quels gages de confiance?

Au-delà de la maîtrise du coût, exigez quelques garanties:

• conformité des installations: n’hésitez pas à demander une visite des entrepôts pour vérifier le respect des normes de construction, l’aménagement des entrepôts;

• prise en charge des archives: renseignez-vous sur les modalités de conservation, le conditionnement des unités d’archives, les différents outils de recherche qui vous permettront de consulter vos archives;

• confidentialité: le personnel employé par votre prestataire est tenu par le secret professionnel. Vérifiez aussi que les boîtes d’archives sont stockées de manière anonyme;

• sécurisation des sites de conservation: le lieu de stockage est-il télésurveillé? Les accès sont-ils contrôlés? Le système informatique sécurisé?

• assurance: existence d’un contrat solide en cas de destruction des archives par sinistre;

• formation du personnel: au moins une personne doit être titulaire d’un diplôme universitaire en archivistique;

• proximité du lieu de stockage: vous pourrez ainsi consulter des documents sur place si besoin;

• adaptabilité à vos besoins: votre prestataire doit être en mesure de vous proposer des évolutions de votre offre en fonction de votre utilisation et de vos exigences nouvelles.

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