Organisez la gestion des courriers de l'entreprise

Archivez les documents entrants

Créez sur le serveur de l'entreprise un dossier par partenaire (fournisseurs, banque, centre des impôts, etc.). Ensuite, imposez la règle suivante : tout courrier reçu doit être scanné puis placé dans son dossier virtuel, tout e-mail doit y être copié. Finis les messages égarés!

Sauvegardez les courriers sortants

Demandez aux membres de l'équipe d'enregistrer une copie de leurs e-mails dans le dossier partenaire adéquat. Les lettres, fax et documents internes (notes de service, comptes rendus, etc.) seront scannés et enregistrés (ou sauvegardé en format PDF). Pour les documents confidentiels, prévoyez un mot de passe connu des directeurs.

Facilitez le suivi des informations

Réalisez sur Excel un fichier de suivi des demandes, que vos collaborateurs seront invités à compléter dès réception d'un courrier. Vous aurez ainsi, en temps réel, un aperçu des demandes honorées, des travaux non soldés, et chacun pourra identifier le lieu de stockage des informations.

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