Optimisez les réunions de travail

Auditez la qualité des réunions

Pour pointer les dysfonctionnements observés au cours d'une réunion, confiez aux participants un questionnaire d'audit anonyme comportant essentiellement des questions fermées (oui-non).

La première partie concernera la préparation de la réunion: l'ordre du jour vous a-t-il été communiqué suffisamment tôt pour vous permettre de rassembler vos arguments? Avez-vous reçu tous les documents nécessaires à l'étude des questions débattues? Les objectifs à atteindre étaient-ils clairs?

La deuxième partie sera consacrée au déroulement de la réunion: a-t-elle débuté à l'heure? L'ordre du jour et les temps de parole ont-ils été respectés? Ajoutez quelques questions relatives aux éventuels problèmes techniques rencontrés.

La dernière partie visera à mesurer l'efficacité de la réunion: avez-vous eu le sentiment de perdre votre temps? Estimez-vous que cette assemblée aurait dû se tenir en comité restreint? Au terme de la réunion, pouvez-vous affirmer: "les objectifs sont atteints", "je sais qui fera quoi, quand et comment"?

Proposez des correctifs

Présentez à l'organisateur de la réunion des graphiques d'analyse: "x % des participants indiquent que..." Pensez à rapprocher ces résultats de ceux qui ont été recueillis dans d'autres circonstances.

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