Réalisez un fichier de contacts intelligent

Le fichier contacts d'une entreprise est un outil précieux. Pour qu'il devienne rapidement votre "bible", voici comment créer, sous Excel ou Access (ou tout autre logiciel) un document tout terrain accessible à tous.

Identifiez tous vos interlocuteurs

Tout d'abord, indiquez pour chacun: son nom ou sa dénomination sociale, son adresse complète, le numéro de téléphone du standard, le numéro de télécopie, l'adresse du site Internet. Si l'entreprise ne dispose pas de site Web, ou si elle a oublié d'y faire figurer un plan d'accès, ajoutez un lien vers www.mappy.fr  ou www.viamichelin.com. 

Par ailleurs, précisez le nom, la fonction, le numéro direct et l'adresse e-mail de toutes les personnes clés de l'entreprise (dirigeant, assistante, commercial, etc.). Au cas où il vous manquerait des informations, contactez l'hôtesse d'accueil pour compléter votre fichier. S'il s'agit d'un client ou d'un fournisseur, ajoutez son numéro d'identification.

Soignez la fiche des contacts étrangers

Si votre interlocuteur est étranger, indiquez en quelle langue il y a lieu de communiquer avec lui.

Si la société se situe elle-même en dehors de l'Hexagone, précisez l'indicatif d'appel, la langue parlée, le décalage horaire (vous trouverez ces informations sur www.horlogeparlante.com) ainsi que la devise.

Contrôlez la mise à jour

Une fois le fichier mis à la disposition de tous sur le réseau de l'entreprise, invitez chaque utilisateur à vous signaler tout changement (numéro de téléphone, nom de l'assistante, changement de directeur).

Chaque année, prévoyez une demi-journée pour mettre à jour ou faire contrôler les fiches.

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