Examinez le classement en place
Avant de mener une véritable révolution dans les armoires, gardez à l'esprit qu'il ne s'agit en aucune façon de tout reclasser! Outre la perte de temps que cela représenterait, cet excès de bonne volonté pourrait bousculer vos repères et ceux de votre entourage... donc engendrer d'autres pertes de temps. Dès lors, concentrez-vous sur l'essentiel.
Observez votre environnement de travail
Votre objectif: repérer l'ensemble des faiblesses du classement actuel. Soyez sévère, mais juste!
Des documents manipulés tous les jours, ou presque, ne sont pas directement accessibles ou, pire, restent parfois introuvables ; il est difficile de distinguer au premier coup d'oeil les dossiers à traiter, ceux en attente ou à classer.
Des classeurs et dossiers jonchent le sol, faute de place pour les ranger tandis que les armoires contiennent des dossiers que vous n'utilisez pas souvent.
Des post-it envahissent le bureau ou ornent les dossiers (au risque d'être perdus lors de la prochaine manipulation), pour signaler une mise à jour essentielle à effectuer : nouvel interlocuteur, nouveau numéro de téléphone...
Le classement des informations à l'intérieur des dossiers est loin d'être fonctionnel.
Envisagez des solutions immédiates.
Tout d'abord, classez et rangez tout ce qui traîne. Procédez aux mises à jour des informations, supprimez les documents obsolètes, archivez ceux qui devraient l'être.
Au cours de ce premier « déblayage », vous pourrez plus facilement mettre l'accent sur de vrais problèmes de fonds. Ceux qui vous concernent directement ou qui intéresseront tous les collaborateurs...
Parrallèlement, notez vos idées et vos interrogations pour envisager la refonte du classement des dossiers sensibles et passez à l'étape suivante pour compléter cet audit.
Consultez votre entourage
Un système de classement réussi doit répondre aux besoins de tous! Pour élaborer une critique objective et constructive du système en place, procédez par étapes.
Collectez les observations des utilisateurs. Concevez une mini-enquête pour centraliser les besoins. Pour chaque lieu de stockage classique ou numérique, quel est, selon eux, le temps moyen pour retrouver une information? Sont-ils satisfaits du format de stockage adopté (papier, numérique), du lieu de stockage? Quels problèmes rencontrent-ils le plus souvent: absence d'index, pas de recherche par mots-clefs, document non partagé sur l'Intranet, défaut de transparence (on ne sait pas qui gère l'information, ni qui consulter si elle fait défaut).
Contrôlez les besoins. Menez une rapide enquête auprès des responsables de service et de vos collègues sur le contenu des dossiers. Quelles informations types aimeraient-ils y trouver? Tous les renseignements collectés à l'heure actuelle sont-ils encore utiles? Proposent-ils une réorganisation du contenu (nouvel indexage, etc.)?
Multipliez les échanges informels et notez l'ensemble des idées qui sortiront de ce « brainstorming » improvisé. De cette façon, vous vous apercevrez peut-être de la défaillance ou de l'absence de certains mécanismes.
Anticipez la croissance de l'entreprise
Prévoir aujourd'hui les problèmes de demain vous évitera d'avoir à imaginer trop souvent la refonte du classement.
Renseignez-vous sur les évolutions prévisibles, que ce soit en termes d'activité ou de ressources humaines. En effet, ces données sont primordiales dans la mesure où elles vont influer sur l'espace nécessaire pour le classement.
Jaugez la capacité de stockage des contenants actuels (armoires, etc.). Seront-ils suffisants ? Faudra-t-il en acheter d'autres ? Si les locaux sont trop petits, quelles solutions peut-on envisager (stockage numérique, externalisation...).
En plus du bénéfice évident qu'elles représentent pour votre organisation, ces prévisions pourront être chiffrées et présentées à votre manager. Il appréciera certainement de pouvoir les inclure dans les budgets prévisionnels des deux ou trois années à venir.
Tirez les conclusions qui s'imposent
À ce stade, l'audit vous a permis de mettre en évidence trois types de situations.
Certaines règles de classement sont adaptées et efficaces: conservez-les. Vous pouvez, au demeurant, leur redonner un "coup d'éclat". Par exemple, mettre à jour et rééditer l'index, rafraîchir les étiquettes, supprimer les contenants trop usés...
D'autres, bien qu'adaptées, ont besoin d'être actualisées: il conviendra de mettre en place de nouveaux mécanismes ou de réviser la signalétique en place pour atteindre une meilleure efficacité. Par exemple : créer un index ou un sommaire, revoir le sous-classement, investir dans de nouveaux contenants, etc. Rien de bien difficile en somme. Vous pourrez, sans tarder, vous atteler à la tâche pour actualiser le classement obsolète.
Enfin, d'autres processus doivent être repensés ou imaginés en totalité. Le tour d'horizon des méthodes existantes couplé à l'étude approfondie des besoins vous a permis de cerner le problème. À vous de convaincre maintenant votre manager du bien-fondé de vos observations afin qu'il vous laisse exposer des pistes de travail et qu'il valide vos suggestions et les investissements nécessaires le moment venu.
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Dossier Classement
Christine Harache
