Organiser un événement dans un lieu insolite

Qu'entend-t-on par lieu insolite?

Un endroit insolite est un lieu décalé, différent de ce qui se fait traditionnellement pour organiser réunions d'affaires, cocktails ou grand-messe. Par exemple: un fort du XVIIe siècle, une grotte, une abbaye, un musée, un hangar, une usine désaffectée, un zoo ou un stade...

Les entreprises du secteur des nouvelles technologies ont très souvent recours à des endroits insolites pour organiser leurs manifestations. Les milieux de la mode et de nombreux laboratoires ont été également séduits par l'idée et sont de plus en plus nombreux à organiser des événements dans des lieux originaux.

Bien choisir le lieu

Il est important de bien choisir le lieu de sa manifestation, de veiller à ce qu'il soit adapté à l'événement. Le choix d'un lieu très chic peut, par exemple, être mal perçu par les salariés non-conviés. On ne choisit pas non plus le même cadre s'il s'agit d'une réunion entre banquiers de haut niveau, d'une présentation de produit au personnel ou une opération séduction auprès de jeunes diplômés. Mieux vaut donc:

définir la date, la durée et le nombre de participants, 

préciser le type de personnes invitées et l'objet de la manifestation, 

évaluer le contexte psychologique: on n'annonce pas un plan de redressement dans une salle avec moulures et dorures, 

visiter le lieu avant de le louer: on ne fait pas une projection dans une salle pleine de piliers,

vérifier également que le lieu est agréé par une commission de sécurité.

Connaître son budget

Louer le Louvre n'entraîne pas la même dépense que le sous-sol d'un hôtel. Comptez par exemple au moins 50 000 euros pour le Centre Pompidou ou le Stade de France, avant même d'avoir contacté le traiteur.

Les frais techniques inhérents au lieu (électricité, sécurité...) et les cahiers des charges sont parfois très contraignants.

Où se renseigner?

Le guide édité par "L'Evénementiel" contient 2 200 sites sur toute la France. Il donne un aperçu des avantages et inconvénients des différentes régions et propose un classement des hôtels par catégories, et des espaces de congrès selon leur capacité d'accueil. Prix du guide: environ 50 euros.

Par ailleurs, quelques agences se spécialisent dans les demandes incongrues. Des sociétés comme Insolite (www.insolite.net), 20 000 lieux (www.20000lieux.com) ou Steamdays (www.steamdays.com) proposent des sites originaux pour l'organisation de vos événements.