Organiser une réunion à distance

A l'heure où de plus en plus de sociétés externalisent une partie de leurs services, les webconférences se multiplient. Le secteur est tellement porteur que des organismes de formations, comme la Cegos, proposent désormais des modules dédiés aux conférences call et aux visioconférences...

MSN ou matériel professionnel?

Première solution, extrêmement économique : les messageries instantanées. Des services comme AIM ou MSN Messenger sont utilisés quotidiennement dans des situations professionnelles et non plus seulement pour les conversations privées. Une simple webcam peut même suffire pour organiser des réunions à distance. Si ce type de fonctionnement peut être adapté à des conversations one-to-one, il atteint vite ses limites si cette entrevue réunit trop de collaborateurs.

Il est alors plutôt conseillé de se tourner vers du matériel professionnel. Selon votre budget, vous pourrez choisir d'opter pour des produits aux fonctionnalités optimisées pour les réunions à distance : traitement des bruits de fond, système anti-écho, captation du son à plusieurs mètres de distance... Et si les collaborateurs ont besoin de rester en contact avec l'entreprise pendant des déplacements, des solutions nomades, comme le C100 de Logicom à brancher en USB, existent.

En interne ou en externe?

Il est également possible d'envisager d'aménager une salle spéciale. Cette option très haut de gamme n'est pas accessible à toutes les bourses : une telle installation se chiffre en dizaines voire en centaines de milliers d'euros...

Si vous souhaitez disposer malgré tout d'un matériel haut de gamme, optez pour l'externalisation. Des sociétés, comme Regus (www.regus.fr), proposent des services de bureaux et de salles de réunions virtuels entièrement équipés pour les vidéoconférences. La réunion n'a alors pas lieu au sein de l'entreprise, mais le matériel nécessaire est fourni. Des centres sont installés dans la plupart des grandes villes de France.