21 Mai 2012 | S 21 | Constantin | 712884 membres
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Gestion de l'information
Revigoré(e) par le super week-end écoulé, vous allumez votre PC et là, patatras, votre énergie retombe comme un soufflé au fromage ! Le compteur tourne: 40 mails, 70 mails, 120 mails… Êtes-vous le ou la seul(e) à subir cette dictature des emails professionnels ? Loin de là ! Découvrez comment reprendre le contrôle de votre boîte aux lettres électronique professionnelle.
Agnès Taupin | Publié le 08/11/2011
Pourtant conçue pour faciliter la circulation de l'information, votre messagerie vous asphyxie !
Publiée par l'ORSE (observatoire sur la responsabilité sociétale des entreprises), l'étude « Pour un meilleur usage de la messagerie électronique dans les entreprises » dresse un constat sévère : l'outil qui devait nous faire gagner du temps nous envahit, voire nous étouffe !
Si les effets bénéfiques de l'utilisation de la messagerie électroniques sont indéniables :
permet de gagner du temps ;
facilite la circulation de l'information ;
améliore les performances ;
favorise la communication entre les individus...
Les effets contraignants n'en demeurent pas moins :
dilue le temps ;
provoque la surcharge et l'accumulation de l'information :
diminue la performance ;
détériore les relations entre individus...
... et les réfutations vont bon train. À l'observer de près, l'usage massif des mails crée une masse de problèmes qu'il convient de résoudre.
Quelles solutions mettre en place et comment accompagner le changement ?
Pour trouver des solutions, l'ORSE a piloté une réflexion associant des chercheurs, des sociologues, des syndicalistes, des responsables des ressources humaines ou encore des responsables des systèmes d'information.
Leur objectif ? Produire un document proposant aux entreprises des leviers d'action pour limiter les effets néfastes de la communication électronique.
Grace à cet outil, les entreprises qui souhaitent conduire une démarche de meilleure gestion des courriels pourront le faire en cinq étapes :
établir un diagnostic interne des pratiques de communication électronique ;
rédiger et diffuser une charte de bon usage des messageries électroniques ;
mettre en œuvre une action de communication interne ;
intégrer les bonnes pratiques dans les formations ;
définir et mettre en place une stratégie de communication électronique.
Décidé(e) à reprendre le contrôle de la communication électronique de votre entreprise ?
Cliquez sur ce lien pour accéder à l'étude. Très ludique, très sérieuse et d'une efficacité redoutable, vous y découvrirez des outils et pistes pour initier la réflexion sur la nécessité de reprendre le contrôle de l'information par mail.
Vous êtes séduit(e) ? Partagez l'information avec vos responsables : la balle est dans votre camp !
56% des utilisateurs sondés consacrent plus de 2h par jour à la gestion de leurs messages électroniques ;
38 % reçoivent plus de 100 messages par jour ;
65 % des utilisateurs affirment vérifier leur messagerie toutes les heures (mais ils la consultent en réalité toutes les cinq minutes) ;
64 secondes, c'est le temps que l'on met pour retrouver le fil de sa pensée après une interruption intempestive d'un message que l'on a juste « survolé ».
