Proposez une charte des e-mails

Rappelez l'essentiel

Créez une Charte des e-mails qui évoquera en premier lieu les règles d'un courrier électronique efficace:

L'objet doit être court et précis pour favoriser l'identification du sujet, en faciliter le suivi et le classement.

Le message doit débuter par une formule d'appel courtoise.

La première phrase doit préciser le contexte et compléter l'objet.

Le message doit être concis et structuré en paragraphes clairs.

La dernière phrase doit indiquer au lecteur ce que l'on attend de lui ou la suite que l'on compte donner au message.

Le rédacteur doit au moins saluer le destinataire par une formule de type "Cordialement".

La signature doit comporter le nom de l'auteur, sa qualité, l'entreprise qui l'emploie et le numéro de téléphone auquel on peut le joindre.

Réduisez le poids des messages

Signalez la procédure à suivre pour zipper les documents et réduire le poids des images. Invitez enfin tout un chacun à utiliser le format PDF et à rationaliser la circulation des documents internes. Est-il vraiment nécessaire d'utiliser la fonction Insérer un fichier d'Outlook? La plupart du temps, il suffit d'adjoindre au message un lien vers le serveur de l'entreprise. De cette façon, seul le fichier d'origine sera consulté et mis à jour par l'ensemble des destinataires.

Réglementez l'envoi des e-mails

Exposez également la méthode à appliquer pour créer des listes de contacts opérantes. Seules les personnes concernées par le sujet doivent recevoir l'information. Normalisez parallèlement l'envoi des courriers électroniques en copie cachée (Cc...) et copie cachée invisible (Cci...).

Harmonisez les réponses et transferts

Incitez vos collaborateurs à inclure le texte du message d'origine dans leurs courriers. Sur Outlook, le paramétrage s'effectuera à l'aide du bouton Options de la messagerie, accessible à partir des Préférences du menu Outils > Options. S'il s'agit d'un e-mail mis en copie, un simple "Bien reçu, merci" suffira, mais uniquement pour manifester son intérêt. Sinon, le message sera classé. Si le message doit être transféré à un tiers, habituez vos collègues à se poser deux questions : que doit faire le destinataire? A-t-il besoin des pièces jointes?

La pratique de ces quelques conseils permettra à votre équipe de mieux communiquer.