Ecrire des courriers efficaces

Dynamisez la présentation

Vous venez de composer un message. Observez-le objectivement et critiquez-le sans état d'âme.

La mise en page

Ni trop aéré, ni trop concentré, le texte doit être harmonieusement disposé sur la page.

Pour les brefs courriers, jouez sur l'interlignage du contenu (ex.: passez du standard 1,5 à 2) et augmentez le nombre d'espaces précédant l'interpellation d'usage.

Si un ou plusieurs paragraphes sont disposés sur moins de trois lignes: supprimez l'alinéa de chaque partie s'il existe.

La composition graphique

Outre le respect des consignes en rapport avec l'ajout ou non d'espace après les signes de ponctuation, utilisez les « outils de mise en forme » à bon escient.

Le texte souligné est déconseillé dans les courriers de toute nature.

Le texte en gras est indiqué pour marquer une information essentielle que le lecteur doit retenir (une date, un rendez-vous...). Un seul courrier ne peut contenir plusieurs renseignements graissés...

Les majuscules sont réservées aux noms propres et aux sigles. Attention! Dans un message électronique, une phrase en majuscule est associée à un sentiment de colère ou à un ordre.

Un alignement centré casse la lecture rapide du document. Évitez cette disposition dans les courriers succincts.

Soignez la relecture

De préférence réalisée plusieurs minutes après la conception du message en lui-même, une relecture efficace vérifie trois éléments clefs.

La cohérence du message

Pour contrôler l'articulation du courrier, analysez chaque paragraphe et recherchez s'il répond aux objectifs qui lui sont habituellement assignés.

L'introduction rappelle le contexte de l'information: quelle est l'origine du message?

Le(s) paragraphe(s) de développement précise(nt) le message.

La conclusion dévoile au lecteur les aboutissants: que vais-je faire ou qu'attendez-vous de lui?

L'orthographe et les accords

Relisez le document en détachant les syllabes et en analysant les accords. Vous détecterez ainsi les lettres oubliées ou en surnombres, ainsi que les fautes d'accord. Éventuellement, coupez quelques phrases trop longues.

La formule de politesse

Sur un message électronique d'échange classique, utilisez "cordialement" ou "sincères salutations". Sinon, adaptez la formule au support et au destinataire.

Si le signataire est une femme, elle ne peut adresser "ses sentiments" à un homme.

L'expression "croire en" n'existe pas; notez qu'il convient d'écrire "veillez croire, Monsieur, à nos salutations distinguées".

L'expression "l'assurance de" s'utilise uniquement dans les rapports d'égal à égal.

À l'égard d'un supérieur ou d'un contact important, exprimez: du respect, de la considération ou du dévouement (ex.: "veillez croire, Monsieur, à l'expression de nos respectueuses salutations"). Mais n'écrivez jamais "croire, ..., à l'expression de nos salutations".