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Tout courrier commercial ou administratif s'achève par une formule de politesse. Mais vous ne conclurez pas votre missive de la même manière si vous vous adressez à un collègue ou au dirigeant d'une entreprise que vous prospectez. Suivez nos conseils pour faire un sans faute.
Anne Dupont | Super-Secretaire | Publié le 04/07/2011
Construire une formule de politesse
Une formule de politesse doit impérativement s'adapter au destinataire et au contenu du courrier. Passage obligé et stéréotypé d'une lettre, celle-ci se construit toujours de la même manière:
Tête de phrase + Partie verbale + Formule d'appel + Formule finale
Ex: En vous remerciant de l'attention que vous voudrez bien porter à ma demande, + je vous prie d'agréer, + Madame/Monsieur, + mes sincères salutations.
Tête de phrase: facultative, cette expression peut tout aussi bien être remplacée par une phrase de conclusion précédant la formule de politesse.
Partie verbale: celle-ci est composée de 2 verbes: "veuillez..." ou "je vous prie de..." suivi de "accepter", "agréer", "croire" ou "recevoir". A noter: la formulation avec "agréer" est plus soutenue qu'avec "recevoir". Par ailleurs, certains verbes sont à favoriser en fonction de la formule finale. Ainsi, on écrira "veuillez agréer mes sentiments distingués" et "veuillez agréer (ou recevoir) mes salutations distinguées".
Formule d'appel: "Monsieur" ou "Madame" sont les formulations les plus courantes. De manière générale, la formule d'appel reprend l'entête du courrier. Ex: si le courrier est adressé à "Monsieur le directeur", conclure en reprenant cette expression. Il est cependant déconseillé de préciser le nom de la personne concernée: bannissez ainsi par exemple l'appelation "Madame Dupond" et favorisez "Madame". Vous pouvez néanmoins utiliser des variantes si le destinataire de votre courrier est une connaissance: "Cher Monsieur", Chère Madame", "Chère Mademoiselle", "Cher Roger", "Cher confère", "Ma chère soeur"...
Formule finale: il s'agit de la partie la plus délicate. Nombre d'usages régissent son utilisation. Veuillez donc à bien la choisir pour ne pas froisser votre interlocuteur. Les formulations anciennes et ampoulées comme "l'assurance de ma très haute considération" ou "mes respectueux hommages" sont aujourd'hui de moins en moins utilisées et désormais uniquement employées pour s'adresser à des personnalités officielles. Notez également que l'utilisation du terme "expression" est plus soutenue que celle d'"assurance". Par ailleurs, choisir une formulation plus simple excluant "l'expression de" et "l'assurance de" (ex: "Je vous prie d'agréer, Madame/Monsieur, mes salutations distinguées") est légèrement plus familier. Dans bien des situations, il est cependant conseillé de choisir le moins alambiqué.
Exemples de formules de politesse
Formules classiques
"Veuillez recevoir, Madame/Monsieur, mes salutations ditinguées."
"Nous vous prions d'agréer, Madame/Monsieur, l'expression de notre considération distinguée."
"Veuillez agréer, Madame/Monsieur, l'expression de mes sentiments distingués."
Formules plus soutenues
"Je vous prie d'agréer, Madame/monsieur, l'assurance de ma sincère considération."
"Je vous prie d'agréer, Madame/Monsieur, l'expression de mes sentiments respectueux et dévoués."
"Nous vous prions de croire, Madame/Monsieur, à l'expression de nos sentiments les plus dévoués."
Formules amicales
"Veuillez agréer, ma chère Sylvie, mon amitié la plus fidèle."
"Recevez, mon cher ami, mes cordiales salutations."
Et le courriel?
Moins formel, le courrier électronique autorise des formules de politesse plus simples. Ainsi, la plus utilisée reste "Cordialement", à laquelle on peut substituer les expressions: "Bien cordialement", "Sincèrement", "Sincères salutations" ou "Amitiés" selon le degré d'intimité qu'on a avec son interlocuteur.
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On exprime des sentiments et non des salutations. Ainsi, banissez la formule "Veuillez agréer, Madame/Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées" au profit de "Veuillez agréer, Madame/Monsieur, mes salutations distinguées."
Une femme n'envoie jamais de "sentiments" à un homme.
L'adjectif "distingué" implique qu'on se place hiérarchiquement au dessus de son interlocuteur. Veuillez ainsi à l'utiliser à bon escient.
Un courrier classique (imprimé sur papier, faxé ou adressé en PDF) est toujours rédigé à la 1re personne du pluriel.
En effet, le rédacteur s'exprime au nom du dirigeant, qui lui-même représente ses associés.
Dans les sociétés où l'usage autorise la personnalisation (dans les courriers et/ou les courriels), notez que le responsable de la communication reste le dirigeant.
