Outlook 2003

Optimisez votre fichier contacts

Le volume de votre fichier Contacts Outlook ralentit vos recherches? L'envoi d'un e-mailing exige trop de temps? Ce n'est pas une fatalité! Apprenez à gérer votre carnet d'adresses avec méthode pour une efficacité sans faille.

Agnès Taupin | Publié le 06/08/2011

Dix trucs pour parfaire vos fiches contacts

Afin de compléter vos fiches, cliquez sur l'icône Contacts (dans le Volet de navigation d'Outlook) et activez l'option Liste téléphonique de la zone Affichage en cours.

Ajoutez le titre de civilité (M., Mme, Me, Dr., etc.). Pour ce faire, cliquez sur le bouton Nom complet... pour atteindre la fenêtre Vérifier le nom complet. Activez la flèche de choix de la zone Titre pour accéder aux titres de civilités.

Choissez le mode d'affichage du nom dans la zone Classer sous pour faciliter son repérage dans la liste finale. Veillez à harmoniser l'ordre d'affichage (ex.: DUBOIS, Marie).

Ajoutez les coordonnées de l'Assistante ou de la Société en activant la flèche de choix située à droite des boutons d'action. Outlook vous propose dix-neuf thématiques supplémentaires que vous pouvez renseigner à volonté.

Ajoutez le préfixe national dans la zone Télécopie (bureau)..., ce dernier étant indispensable pour adresser une télécopie par Internet. Pour y parvenir, il suffit de cliquer sur le bouton d'action puis de sélectionner le nom du pays dans la liste de choix.

Complétez la zone Adresses en cliquant sur le bouton d'action Bureau..., afin de pouvoir utiliser votre fichier Contacts dans un mailing sous Word.

Liez à la fiche d'une société celles de ses collaborateurs. Par la suite, un simple double-clic sur un nom vous permettra d'accéder aux coordonnées correspondantes.

Activez le bouton d'action Adresse de messagerie... pour accéder à la liste de choix Adresse de messagerie 2 et Adresse de messagerie 3. Vous pourrez ainsi supprimer les doublons liés aux adresses multiples.

Améliorez la présentation des informations saisies pour en faciliter la lecture. Pour mettre des données en valeur, surlignez-les, effectuez un clic droit et activez l'option Police...

Vous pouvez adjoindre à vos fiches des documents, grâce à l'icône Insérer un fichier (ex.: documents PDF d'un contrat de maintenance, plan d'accès pour se rendre à l'entreprise, contrat de travail du salarié, etc.).

Classez vos Contacts par catégories: Fournisseurs, Clients, etc. Si la liste de choix accessible à l'aide du bouton d'action Catégories ne vous satisfait pas, consultez le paragraphe Personnalisez la liste des catégories.

Personnalisez la liste Catégories

Ouvrez la fiche d'un contact, cliquez sur le bouton d'action Catégories... Vous vous apercevrez alors que les choix disponibles dans la zone Catégories disponibles ne sont pas adaptés aux besoins d'une entreprise. À vous d'y remédier!

Pour ajouter une catégorie

Cliquez sur le bouton d'action Liste principale des catégories... Saisissez, dans la zone Nouvelle catégorie, le nom de votre choix (ex.: Employés, etc.), puis cliquez sur le bouton d'action Ajouter.

Pour supprimer une catégorie

Sélectionnez le nom à effacer dans la liste de choix et cliquez sur le bouton d'action Supprimer.

Pour afficher la liste des contacts par catégorie

Fermez, si nécessaire, la fenêtre du contact active, puis cochez l'option Par catégorie. Chaque contact apparaît dans la (ou les) catégorie(s) qui le concerne(nt). Il vous suffit alors de double-cliquer sur l'icône de la fiche pour pouvoir l'ouvrir.

Pour personnaliser l'affichage

Pointez la barre des titres contenant le nom des champs (en haut de la liste), effectuez un clic droit et activez, dans le menu contextuel, l'option Personnaliser l'affichage en cours... La fenêtre Affichage personnalisé: Par catégorie s'ouvre. Vous pouvez dès lors modifier les Champs, les Regrouper par... ou les Trier.

Pour imprimer la liste

Activez le menu Fichier > Imprimer... Paramétrez les options de votre choix en cliquant sur le bouton d'action Mise en page..., puis sur l'onglet Papier. Pour vérifier la mise en page, utilisez l'option Aperçu avant impression.

Pour imprimer une catégorie

Sélectionnez les fiches à imprimer, puis activez le menu Fichier > Imprimer... Enfin, cochez l'option Lignes sélectionnées, dans la zone Étendue, puis activez le bouton d'action Mise en page... pour paramétrer l'impression.

Peaufinez votre carnet d'adresses

Les noms présents dans le Carnet d'adresses ne coïncident pas toujours avec la liste de vos contacts.

Pour afficher vos contacts dans le carnet d'adresses

Dans la fenêtre générale d'Outlook, activez le menu Outils > Comptes de messagerie..., cochez l'option Ajouter un nouvel annuaire ou carnet d'adresses, puis cliquez sur Suivant. Dans la fenêtre qui s'affiche, cochez l'option Carnet d'adresses supplémentaires, cliquez sur Suivant puis sur Carnet d'adresses Outlook et Suivant. Validez en cliquant sur le bouton OK.

Pour choisir "votre" carnet d'adresses

Lors de la conception d'un message, cliquez sur le bouton d'action À... pour ouvrir la fenêtre Choisir des noms. Activez la flèche de choix de la zone Afficher les noms de et choisissez la liste Contacts ou une autre liste que vous avez préalablement créée. Bien entendu, vous pouvez coupler cette action à la création d'une liste de distribution.