Gagnez du temps avec votre messagerie

Hiérarchisez vos e-mails

Le fait de pouvoir visualiser les messages prioritaires constitue une aide non négligeable. Ouvrez votre boîte de réception, placez-vous sur un e-mail important à mettre en couleur et cliquez sur l'icône Organiser. Cliquez ensuite sur la fonction En utilisant les couleurs, puis choisissez une couleur et cliquez sur Appliquer la couleur. Tous les messages de votre correspondant s'afficheront dans la couleur sélectionnée.

Si vous travaillez avec de nombreux partenaires, vous pouvez affecter une même couleur à une catégorie de personnes et gagner ainsi un temps précieux!

Faites le tri de vos messages

Glissez tout de suite les e-mails inopportuns à la corbeille. N'ouvrez pas les messages "colorés": vous leur réserverez un traitement spécifique plus tard.

Renommez les objets imprécis

Pour faciliter la relecture et le traitement d'un e-mail mal identifié, il suffit de cliquer sur la ligne Objet du mail, d'écrire votre commentaire personnel et de cliquer sur l'icône Fermer de l'e-mail. Cette astuce vous évitera d'ouvrir une seconde fois les e-mails de type "RE: Qu'en penses- tu?" pour en connaître le sujet!

N'omettez plus une tâche peu urgente

Affectez-lui plutôt un indicateur de suivi; pour cela, sélectionnez un message important auquel il vous faudra répondre, cliquez sur le bouton droit de votre souris et activez les options Assurer un suivi puis Ajouter un rappel... Ensuite, renseignez les zones date et heures de l'échéance, choix d'un indicateur, etc., puis validez vos choix.

Le jour J, votre messagerie vous adressera un rappel automatique. Si vous l'ignorez, il s'affichera en rouge dans votre liste d'e-mails. Si la réponse a été assurée, effectuez un clic droit sur le message d'origine et choisissez l'option Indicateur complété.

Communiquez par messagerie interposée

Demandez à vos managers de vous adresser le travail à effectuer par e-mail et distribuez les consignes de travail ou demandes de précision par messagerie vous-même. Vous éviterez ainsi les erreurs d'interprétation, les oublis ou les hors sujet.

Pour gagner encore plus de temps, disciplinez vos correspondants en exigeant un sujet par message. En fin de journée, ne gardez que les e-mails importants à traiter les jours suivants.