Pour réduire perte de temps et erreurs en tous genres sur le Fichier central des contacts de votre entreprise, affichez le volet de navigation en cliquant sur l'icône située à gauche de l'écran) puis activez l'option Contact. L'audit du fichier peut débuter.
Classez les contacts par catégories
Pour plus d'efficacité, les Fiches contacts devraient être classées par catégorie (clients, fournisseurs, associés, privé...). Vérifiez ce "détail", il est important.
Afficher les contacts par catégorie
Repérez, dans le volet de navigation, la zone Affichage en cours puis cochez l'option Par catégorie. Si vous avez déjà paramétré des fiches sur Outlook 2000 ou 2003, celles-ci sont peut-être déjà classées, d'autres ne le sont pas ou doivent être modifiées... Ouvrez une première fiche contact en double-cliquant sur un nom puis passez à l'étape suivante.
Atteindre le groupe des catégories
Activez l'onglet Contact et repérez, sur le ruban, le groupe de commandes Options. Cliquez sur la flèche de choix de l'icône Classer. Les catégories s'affichent par couleur (Catégorie bleue, Catégorie rouge...). Cliquez sur l'option Toutes les catégories... pour ouvrir la boîte de dialogue Catégories de couleurs.
Paramétrer les catégories
Sélectionnez une catégorie (ex.: Catégorie violette), cliquez sur le bouton Renommer et saisissez le nom de la catégorie (ex.: Fournisseurs). Répétez ce procédé pour personnaliser les autres catégories, puis utilisez le bouton Nouveau pour en créer d'autres si nécessaire. Pour affecter une catégorie à la fiche contact en cours, cochez la case d'option en face de la catégorie adéquate.
Personnalisez les cartes de visite
Autre fonctionnalité intéressante, la Carte de visite. Elle permet de visualiser, dans l'angle supérieur droit de chaque fiche, les informations de votre choix. Pour l'atteindre, ouvrez une fiche contact, puis laissez-vous guider.
Atteindre la fenêtre de personnaliastion
Activez l'onglet Contact et repérez, sur le ruban, le groupe de commandes Options. Cliquez sur la flèche de l'icône Cartes de visites. La boîte de dialogue Modifier la carte de visite s'affiche à l'écran. Elle contient, par défaut, la totalité des champs renseignés sur la fiche (Nom complet, Société, etc.). Passez à l'étape suivante pour la personnaliser.
Modifier la carte de visite
Repérez, dans la zone Champs, le nom des informations non essentielles. Sélectionnez un champ, cliquez sur le bouton Supprimer puis ôtez les autres données secondaires s'il y a lieu. Pour insérer des sauts de ligne entre les catégories de données, sélectionnez une Ligne vierge dans la zone Champs puis cliquez sur l'icône Déplacer le champ vers le haut - autant de fois que nécessaire.
Personnaliser l'affichage
Chaque champ placé sur la carte de visite peut être mis en forme. Vous disposez pour cela d'une barre d'outils dans la zone Modifier de la fenêtre Modifier la carte de visite. Pour personnaliser l'apparence d'un champ (ex. : le champ Nom complet), sélectionnez-le dans la zone Champs puis cliquez sur les icônes de mise en forme de votre choix (ex. : Gras, Centré, Couleur...).
Ajoutez des repères visuels
Pour augmenter la lisibilité des cartes, on pourrait également imaginer d'affecter à chaque catégorie un fond de couleur spécifique (cf. encadré).
Modifier la couleur de la carte de visite
Pour colorer une carte, repérez la zone Conception de la carte dans la boîte de dialogue Modifier la carte de visite puis cliquez sur l'icône Arrière-plan. La boîte de dialogue Couleurs s'affiche. Choisissez une couleur ou cliquez sur le bouton Définir les couleurs personnalisées >> pour ajuster votre choix. Cliquez sur OK pour valider.
Optimiser la lecture des numéros de téléphone
Les champs de téléphone possèdent une caractéristique qui leur est propre: chaque numéro est accompagné d'une mention appelée Étiquette (ex.: Bureau, Mobile...). Pour changer l'aspect de cette étiquette, ouvrez la boîte de dialogue Modifier la carte de visite, sélectionnez le nom du champ [ex.: Téléphone (bureau)] dans la zone Champs puis repérez la zone Étiquette. Vous pourrez alors soit compléter l'étiquette (ex.: Bureau siège), soit modifier l'emplacement (ex.: Gauche ou Droite); ou bien, choisir une couleur d'étiquette particulière. Une fois les paramétrages terminés, cliquez sur OK.
Créez des listes de distribution
À la différence des catégories destinées à regrouper les contacts par thématiques générales (fournisseurs, clients...), les listes de distribution simplifient la gestion des emails collectifs.
Choisir les membres
Ouvrez le dossier Contacts puis activez le menu Fichier > Nouveau > Liste de distribution. La boîte de dialogue Sans titre - Liste de distribution s'affiche et l'onglet Liste de distribution est actif. Repérez le groupe de commandes Membres puis cliquez sur l'icône Sélectionner les membres. La boîte de dialogue Sélectionner les membres : Contacts apparaît. Sélectionnez le nom d'un contact puis cliquez sur le bouton Membres pour qu'il s'inscrive dans la liste. Ajoutez les autres noms puis cliquez sur OK.
Nommer la liste
Toujours dans la boîte de dialogue Sans titre [...], repérez la zone Nom, saisissez un titre (ex. : Clients VIP) puis cliquez sur l'icône Enregistrer & Fermer.
Utiliser la liste
Lors de l'envoi d'un message, cliquez sur l'icône À... dans un Nouveau message. La boîte de dialogue Choisir des noms : Contacts s'affiche. Dans la liste déroulante centrale, sélectionnez la Liste de distribution de votre choix puis cliquez sur l'icône À... et validez à l'aide du bouton OK. Tous les contacts rattachés à la liste recevront le message.
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