Créer des étiquettes avec Word

Outil : Word et imprimante
Niveau requis : **/*****
Temps nécessaire : 20mn
Énoncé du problème : comment créer des étiquettes de publipostage sous Word
Résumé de la solution : la fonction Fusion et Publipostage de Word permettent la création automatique d’étiquettes.

Cette fiche va vous détailler pas à pas comment créer des étiquettes grâce à la fonction publipostage de Word 2010, que l’on retrouve aussi dans les versions antérieures. Vous avez besoin au préalable d’établir une source de données, à savoir une liste de contacts qui peuvent être issus d’une feuille Excel ou bien de votre carnet d’adresses d’Outlook. Ici, nous prendrons comme base de contacts Outlook.

Ensuite, vous allez créer un document principal sous Word où chaque élément restera identique, comme l’en-tête, pour chaque étiquette. Ce document sera fusionné, grâce à des champs de fusion, à votre source de données. Ainsi, sur chaque étiquette, ne changeront que les champs des destinataires, et cela de manière entièrement automatique, qu’elle que soit le nombre d’étiquettes. Prêt ? On commence :

Lancer Word. Dans le menu « Fichier », cliquez sur « Nouveau » puis sélectionnez « Étiquettes », « Publipostage et expédition » et choisissez un modèle d’étiquette. Dans la fenêtre de droite, cliquez sur « Télécharger ». Voici votre modèle d’étiquette téléchargé dans Word :

Vous pouvez bien sûr choisir une série d’étiquettes personnalisées téléchargées sur votre disque dur.

Allez maintenant dans le menu du haut « Publipostage », puis dans l’onglet « Démarrer la fusion et le publipostage » et cliquez sur « Assistant Fusion et Publipostage pas à pas » :

Sur le côté droit de votre écran apparaît le volet « Fusion et publipostage ». Dans le menu « Sélection du type de document », sélectionnez « Étiquettes » :

ans l’ « étape 1 sur 6 », cliquez sur « Suivant : document de base ».
Dans l’onglet suivant (toujours à droite de votre écran), dans « Sélection du type de document », laissez coché « Utiliser le document actuel » et à l’ « Étape 2 sur 6 », cliquez sur « Suivant : Sélection des destinataires » :

À cette étape, vous allez pouvoir sélectionner vos contacts à partir d’Outlook. Pour ce faire, dans le menu du haut « Sélection des destinataires », cochez « Sélection à partir des contacts Outlook », puis cliquez sur « Choisir le dossier contacts » :

Dans la boîte qui s’ouvre, sélectionnez vos contacts et validez par OK :

Dans la nouvelle fenêtre, vous pouvez choisir les contacts qui figureront sur l’étiquette :

Validez par OK.

Dans la fenêtre « Publipostage », cliquez sur l’ « Étape 3 sur 6 », « Suivante : écriture de votre lettre » :

À partir de la fenêtre suivante « Écriture de votre lettre », vous pouvez ajouter à votre document des informations concernant le destinataire. Pour cela, cliquez sur une zone du document, puis sur « Autres éléments » :

Dans la boîte de dialogue « Insérer un champ de fusion », sélectionnez un champ, comme ici celui du prénom :

Cliquez sur « Insérer ». Recommencez pour le « nom », « adresse, « code postal » et « ville », puis fermer la boite de dialogue.

5.   5.  Mettez maintenant en forme cette suite de champs en les séparant par un espace. Cliquez ensuite sur « Suivante : aperçu de votre lettre » :

Comme le montre la figure ci-dessous, l’une des étiquettes créée est affichée en aperçu :

Un aperçu qui s’applique dès à présent à la liste de tous vos contacts. Pour visualiser tous les contacts sur vos différentes étiquettes, cliquez dans l’onglet « Publipostage » sur les flèches « Destinataires ». Vous pourrez alors voir que chaque étiquette change de destinataire tout en garant vos mêmes coordonnées.

Il ne vous reste plus qu’à cliquer sur l’avant-dernière étape « Suivante : fin de la fusion », qui vous conduira à la dernière étape, à savoir l’impression de vos étiquettes.