Réussir avec succès votre séminaire

Anticiper, c’est la clé

Un séminaire se prévoit au minimum 3 mois à l’avance. Plus vous vous y prenez tôt, plus vous avez le choix ! Dans un climat serein, vous pourrez rechercher les bons prestataires et le lieu le plus adapté. C’est aussi le délai nécessaire pour préparer vos supports de communication (invitations, dossiers du participant), déterminer le contenu des thèmes abordés et fixer des activités ludiques et culturelles.

Identifier les objectifs

S’agit-il de former les participants, les informer, les récompenser, ou encore amener une réflexion autour d’un thème ?

Votre cahier des charges détermine les grandes lignes de votre manifestation et fixe les éléments suivants :

Un thème accrocheur et percutant

Le public concerné par la manifestation (salariés de l’entreprise, clients ou partenaires institutionnels) et le nombre de personnes attendues.

Le lieu

La date et la durée de la manifestation (demi-journées ou plusieurs jours)

Le budget

Choisir le bon lieu, la bonne salle
Le choix dépend du public visé et du standing souhaité.

Astuce : assurez-vous que la salle est adaptée au nombre de participants et bien située géographiquement (accès transports facilités, lieu intéressant pour sa proximité avec des loisirs).

Privilégier des déplacements économiques

Sachez qu’il est préférable que le lieu soit à proximité d’une gare ou d’un aéroport. En ne négligeant pas ce détail (qui n’en est pas un !) vous réaliserez une économie d’argent.

Astuce : pensez à l’empreinte écologique de votre événement ! Préférez le train et les solutions de covoiturage.

Choisir la date

Mieux vaut organiser un séminaire en basse saison et éviter les mois où se déroulent des événements d’envergure. Il est préférable de débuter le mardi et de finir le jeudi dans la semaine afin d’éviter l’absentéisme.

Astuce : s’il s’agit d’un événement externe, vous pouvez envoyer les invitations un mois avant et pour un séminaire interne, 15 jours suffisent. Le plus simple reste l'envoi par e-mail, avec un outil de gestion des contacts. Cela permet de simplifier les envois en nombre, de réaliser des économies et de gérer les réponses.

Évaluer la durée du séminaire

La crise économique a modifié les comportements. Auparavant, les séminaires étaient plus longs mais comptaient moins de participants. La tendance semble s’inverser aujourd’hui avec des séminaires d’une durée moyenne d’un jour et demi.

Estimer le budget en fonction du standing recherché

Voulez-vous organiser un séminaire haut de gamme dans un établissement 4 étoiles ou une réunion classique dans un établissement abordable ?

Attention, notez que l'hébergement et la restauration peuvent représenter près de la moitié de votre budget.

 
Astuce : il n’y a pas de petites économies !

Optez pour des destinations moins tendances et donc moins chèresOrganisez votre événement en basse saison (la montagne au printemps, la mer en hiver)Préférez les services d’un traiteur utilisant des produits de saison, en théorie moins chersVérifiez si des participants peuvent ou non partager une même chambreEtudiez si le covoiturage est envisageableÉvitez les déplacements et privilégiez les moyens de transports éco-durablesOptez pour des activités offertes dans le périmètre géographique.