Organiser son agenda
Votre agenda est votre plus grand allié. Pour arrêter de courir après le temps, veillez cependant à ne pas le surcharger et essayez de vous ménager des plages vides pour avoir toujours un créneau de libre pour gérer les urgences et les imprévus. Vous tenez deux agendas: l'un privé, l'autre professionnel? Réunissez- les, vous perdrez moins de temps à naviguer de l'un à l'autre et éviterez ainsi de programmer une réunion importante le soir d'une date anniversaire importante pour votre famille par exemple. Si vous utilisez un agenda papier, choisissez deux couleurs pour bien différencier votre travail de votre vie personnelle; la tâche sera encore plus aisée avec un organiseur électronique: il vous suffira d'y créer deux agendas différents que vous pourrez activer ou désactiver quand vous aurez besoin d'avoir une vision globale sur votre planning sans être parasité par des rendez-vous annexes. Veillez également à toujours avoir votre agenda sur vous, que ce soit sur votre PDA, via votre téléphone portable ou en version papier, vous éviterez ainsi d'avoir à reconfirmer ultérieurement un rendez-vous pris à l'extérieur.
Lutter contre la procrastination
Vous avez tendance à remettre au lendemain des tâches que vous auriez pourtant le temps de faire? Cet état a un nom: la procrastination. Pour vous remotiver, adoptez la technique des 5 minutes. Si certaines tâches à accomplir vous paraissent insurmontables et que vous ne cessez de les remettre à plus tard, listez ces missions dans un cahier ou un semainier et imposez-vous d'y accorder 5 minutes dans la journée. Il s'agit d'un laps de temps assez court pour que vous vous y teniez. Le plus dur est souvent de se lancer. Une fois la mission commencée, vous aurez la motivation pour vous y tenir plus de 5 minutes et bien avancer dans votre travail.
Ranger son bureau
Rien de pire qu'un bureau désordonné pour vous donner l'impression d'être débordé! Sans parler de l'image que vous renvoyez aux autres: difficile pour votre entourage de ne pas conclure de tout ce chaos que vous organisez vous-même votre travail de manière tout aussi chaotique. Adoptez des rangements fonctionnels (dossiers suspendus pour les documents à classer et bannettes et range-documents pour ceux disposés sur votre bureau). Et optez pour un principe de classement simple: les dossiers que vous êtes amené à consulter souvent doivent être proches de vous. À l'inverse, éloignez ceux que vous n'ouvrez jamais. Pensez aussi à organiser votre espace de travail de façon à ce que les autres collaborateurs de l'entreprise puissent retrouver facilement l'information qu'ils recherchent pendant vos absences.
> Lire la suite du dossier : Les outils pour gagner en efficacité
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Yolande Gavrilot
