Les lettres qui font la différence sont celles qui savent établir le contact. Mettez-vous à la place du recruteur: il a exactement la même attitude que vous lorsque vous rentrez le soir du travail et que votre boîte aux lettres déborde de courrier. Vous triez rapidement au-dessus de la poubelle, et tout ce qui n'a pas retenu d'emblée votre attention va directement au panier. La lettre de motivation est donc primordiale.
Quel plan choisir ?
Le plan idéal demeure basé sur la trilogie "vous, moi, nous". Au-delà de ce slogan, quelques conseils pour vous épargner l'angoisse de la page blanche.
Pour l'accroche, parlez de l'annonce et de l'entreprise
Vous connaissez le nom de l'entreprise.
C'est une société renommée et vous seriez très heureuse de pouvoir travailler avec elle. Évitez de commencer votre lettre en faisant l'éloge de l'entreprise. Restez naturelle et précise tout en indiquant que vous savez à qui vous vous adressez.
Vous pouvez commencer votre lettre de cette façon:
- "Votre offre du... et le secteur d'activité dans lequel vous évoluez m'incitent à prendre contact avec vous. Assistante de... depuis... années, je serais heureuse de travailler pour votre société."
- "Votre offre du... et le renom de votre entreprise m'incitent à prendre contact avec vous."
L'annonce indique un métier bien précis et vous l'avez exercé: reprenez le terme exact de l'annonce.
L'annonce indique un « métier précis » et vous ne l'avez pas encore "testé":
- Ne coupez pas la communication en donnant d'emblée le nom de votre ancienne fonction (par exemple assistante médicale), car le recruteur raisonnera en terme de métier: "C'est une assistante médicale, elle ne sait faire que ceci ou cela."
- Utilisez plutôt un intitulé vague comme "secrétaire polyvalente" ou "assistante", car ces termes évoquent des fonctions très différentes d'une entreprise à l'autre.
L'annonce n'est pas précise mais décrit des missions de secrétariat ciblées:
Exemple: "Outre les tâches habituelles de secrétariat, le candidat pourra à terme, selon sa personnalité et ses compétences, prendre en charge tout ou partie de la rédaction des comptes rendus de réunion et de la synthèse des informations reçues".
Là encore, soyez vigilante. L'entreprise ouvre ses portes à tout candidat, mais votre lettre risque d'attirer tout particulièrement l'attention du recruteur si vous développez l'aspect "prise de notes et rédaction des comptes rendus de réunion", car c'est la mission la plus pointue évoquée dans l'exemple d'annonce que nous avons choisi.
Le recruteur aura ainsi la confirmation que vous avez étudié son offre en fonction de vos compétences.
Vous n'avez pas beaucoup d'expérience en ce domaine?
Développez quand même l'idée, car l'annonce indique "le candidat pourra à terme..." Vous ferez vos preuves une fois dans l'entreprise!
Pour le développement, montrez que vos compétences correspondent aux attentes du recruteur
Rappelez les attentes de l'entreprise en termes de mission:
"Vous recherchez une assistante pour prendre en charge telle et telle mission." Exposez ce que vous pouvez apporter à l'entreprise.
Vous avez de l'expérience dans le domaine annoncé:
"Comme vous pouvez le constater dans mon CV, je possède une solide expérience en gestion administrative."
Si vous étiez l'unique secrétaire d'une entreprise, écrivez: "Assistante polyvalente d'une PME-PMI et unique secrétaire de l'entreprise, j'intervenais dans les domaines administratifs, commerciaux et comptables."
Là encore, restez générique! Mentionnez ce qui vous a le plus intéressée dans le cadre d'une mission sans bloquer la communication.
Vous n'avez pas d'expérience dans le domaine annoncé mais dans un autre "métier":
Exemple: vous êtes assistante médicale de formation, vous voulez quitter ce secteur (votre CV ne mentionne pas cette fonction, mais le nom de vos employeurs indique le domaine dans lequel vous avez évolué): "Les missions que je préfère et dans lesquelles je suis très à l'aise concernent l'accueil, la gestion des appels et les travaux administratifs."
Vous venez, par cette phrase, de donner à votre CV très typé la dimension d'assistante généraliste qui lui manquait.
Vous n'avez pas d'expérience mais vous avez fait des stages:
- Décrivez les missions réalisées au sein des entreprises d'accueil.
- Parlez éventuellement des actions menées pour le compte de l'entreprise (surtout si vous avez obtenu une note honorable à l'examen). Mais, attention, ne vous vantez pas. N'indiquez rien à ce sujet. Parlez uniquement en termes d'expérience.
- Enumérez les activités que vous avez préférées (prise de notes, mailing...).
- Analysez chaque point évoqué dans l'annonce et avancez vos arguments. Le recruteur doit sentir que votre profil correspond à celui qu'il recherche.
Comment rendre votre lettre plus originale?
Comment rédiger un courrier accrocheur pour amener le recruteur à penser à vous en termes de candidate potentielle?
Parlez de vous dans le dernier paragraphe
En une ligne, et sans excès, exprimez votre savoir-être, et non plus votre savoir-faire, en évitant toutefois de vous couvrir de fleurs.
Améliorez votre style
- Faites des phrases courtes (vingt mots au maximum).
- Développez une seule idée par phrase (allez à l'essentiel).
- Évitez les termes pompeux, les mots trop techniques ou familiers.
- Ne plagiez pas des modèles de lettres, trouvez vos propres mots.
- Utilisez des mots de liaison et évitez les répétitions.
Relisez-vous et faites-vous relire
Regardez votre lettre de façon circulaire (sans lire les mots) le lendemain de sa conception!
- Est-elle bien présentée?
- L'espace feuille/écriture est-il bien équilibré?
- Y a-t-il quelque chose qui parasite votre vue? (rature, écriture tantôt à droite, tantôt à gauche).
- Relisez votre lettre une deuxième fois pour rechercher les fautes, même si vous êtes bonne en orthographe!
Attention, vous êtes une assistante! Toute erreur sera interprétée comme un manque de professionnalisme.
Relisez l'annonce et les points exigés puis votre lettre
- Avez-vous répondu à toutes les attentes du recruteur?
- Si l'un des aspects est en décalage avec votre profil, les arguments développés sont-ils cohérents?
Enfin faites relire votre courrier par quelqu'un qui ne s'intéresse pas du tout à votre métier: son regard neuf vous apportera un point de vue nouveau, et souvent très réaliste...
Votre candidature électronique
Il s'agit d'une approche totalement différente, le message ne se présentera pas de la même façon: il doit être court et efficace. Les ordinateurs étant envahis par des e-mails parasites, voici comment éviter de finir dans la rubrique Éléments supprimés avant même d'avoir été lue.
Évitez les pièces jointes
Mettez-vous à la place de votre lecteur: un e-mail étant plus facile à envoyer qu'une lettre manuscrite, il y a de fortes chances pour qu'il ait une centaine de réponses à dépouiller chaque jour à la suite de son annonce. Et même si ce n'est pas le cas, imaginez que vous devez vous faire remarquer dans une foule très dense de messages électroniques.
Évitez donc tout document joint à ouvrir, sauf pour apporter un "plus" par rapport à ce qui est déjà présenté dans l'e-mail. Cette remarque s'applique particulièrement à la lettre de motivation: le recruteur ne lira que votre mail et il n'aura peut être pas le temps d'ouvrir la pièce jointe. Il pourra également éliminer systématiquement toute candidature en pièce jointe par crainte de virus. Le summum de la mauvaise stratégie: la pièce jointe zippée! Le recruteur trouvera votre idée peu appropriée et mettra en doute votre affirmation concernant "la maîtrise des outils informatiques": pourquoi zipper un fichier aussi léger? Si vous devez absolument adresser en pièce jointe un complément de candidature, préférez le format PDF.
Transformez votre plan pour l'adapter au format électronique
Utilisez les éléments de votre lettre pour construire deux parties distinctes:
- La première contiendra votre lettre de motivation
- La seconde votre mini CV
Côté style, soyez bref et précis. Utilisez des phrases clés et ne donnez pas trop de détails. Provoquez plutôt le désir d'en savoir plus.
Placez en tête vos coordonnées avec votre adresse électronique. Certains messages sont transférés, conservés, copiés-collés: pensez que votre interlocuteur doit pouvoir retrouver facilement votre trace après toutes ces manipulations.
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Fiche Pratique
Ne pas paraphraser votre CV. L'impression de "déjà vu" va provoquer une lecture trop rapide de vos documents.
N'envoyez pas une lettre "type". Le côté "lettre formulaire" va provoquer chez votre lecteur le sentiment que vous n'allez pas au-delà du conventionnel.
Ne placez pas votre courrier en pièce jointe. Le recruteur ne l'ouvrira pas. Il doit trouver tous les éléments nécessaires pour vous sélectionner directement dans le courrier électronique.
