Repensez l'organisation générale
En matière d'organisation, mieux vaut commencer par le plus simple et monter crescendo en difficulté.
Réorganisez vos propres dossiers
Vous avez, lors de votre audit, classé tous les documents épars. L'heure est venue de ranger les dossiers les plus consultés à portée de main (dans un caisson ou un meuble bas). Disposez des corbeilles à courrier sur votre bureau afin d'y stocker les affaires en cours. Si vous perdez un temps précieux à rechercher une information dans un dossier trop volumineux, scindez-le. Utilisez des chemises, sous-chemises, étiquettes et autres ressources à votre portée pour rendre toute sa clarté à votre classement.
Notre conseil: Découvrez les dossiers suspendus « Nomad File » d'Oblique et les pochettes polypro « Optimum » d'Elba, sur lesquelles vous pouvez écrire et réécrire à volonté ! Et pour les documents volumineux, optez pour les pochettes à soufflets renforcés d'Esselte.
Pochettes Optimum d'Elba
Reconsidérez le classement "extensible"
Si des documents sont classés par ordre numérique (de zéro à l'infini), notez que cette méthode n'est vraiment efficace que si elle s'accompagne d'un index rigoureusement mis à jour! Reprenez la liste initiale pour isoler les dossiers à détruire (il y en aura) et classez, à leur place, ceux posés... au pied de l'armoire. Ensuite, actualisez la liste et imprimez-la en mode alphanumérique (Abert SA n° 124, Bertrand EURL n° 27, etc.).
Notre conseil: Pour améliorer l'efficacité de ce système, placez la liste alphanumérique dans un lieu visible de tous (sur la porte interne de l'armoire par exemple). En outre, veillez à ce que les étiquettes apposées sur les dossiers soient lisibles et soulignez le mot que vous estimez être "le mot directeur" (cf. "contrôlez le classement alphabétique").
Contrôlez le classement alphabétique
Examinez tous les dossiers classés par ordre alphabétique pour corriger, si nécessaire, les erreurs de classement. Pour information, cette méthode repose sur l'identification d'un nom directeur (que vous pouvez souligner sur l'étiquette du dossier pour éviter les « mauvais reclassements » après consultation). Chaque nom directeur n'est ni un mot générique (garage, entreprise, etc.), ni un article (le, la, les, de, des, etc.), ni un prénom, ni un sigle (SA, EURL à l'exception des acronymes : Caf, SNCF, CNP, RATP, EDF, etc.).
Notre conseil: Éditez un index précis contenant tous les noms directeurs. Si l'un d'eux prête à confusion, doublonnez-le. Par exemple, indexez le dossier "Garage Réno DE NEUVILLE" à "NEUVILLE" (comme il se doit), mais inscrivez la mention "DE NEUVILLE garage" dans les "D", et placez dans les "R", la mention "Réno DE NEUVILLE garage". Le mot directeur souligné guidera l'utilisateur vers le bon emplacement. Pour juger de la nécessité ou non de créer un renvoi, basez-vous sur vos propres hésitations ainsi que sur le vocabulaire employé par l'entreprise ("Je vais chez Réno").
Créez de nouvelles méthodes
Soyez créatif! Quelles que soient les contraintes, adaptez-vous et concevez LE classement de demain.
Améliorez la "visibilité" des informations
Pour identifier plus rapidement les dossiers classés par thématique (juridique, comptabilité, facturation, etc.), appliquez un code couleur selon vos besoins. Celui-ci facilite le repérage! De même, adoptez ce code couleur pour vos étiquettes de classement et pourquoi pas pour les contenants (bannettes, classeurs, etc.). Améliorez le rendu visuel et simplifiez la lisibilité des étiquettes en les imprimant avec une machine spécialisée, par exemple, une étiqueteuse Dymo. Vous pourrez également choisir le sens d'écriture des étiquettes (horizontalement ou verticalement). Dans ce domaine, sachez qu'il n'existe pas de bon ou mauvais choix, mais le sens de lecture doit être le même pour tous les dossiers.
Notre conseil: Dans le même ordre d'idées, imaginez une étiquette type que vous pourrez décliner à volonté selon les thématiques.
Uniformisez vos documents papiers et virtuels
Pour faciliter le repérage des dossiers sur l'ensemble des supports, adoptez la même logique partout. Ainsi, présentez votre dossier papier à l'identique de son équivalent informatique. Vous avez nommé un dossier principal sur votre ordinateur, utilisez un classeur auquel vous donnerez le même titre. Ce dossier principal contient plusieurs sous-dossiers? Procédez de la même manière et titrez autant de sous-chemises...
Notre conseil: Pour faciliter peu à peu la transition entre le classement papier et numérique, investissez dans un logiciel de création de PDF pour numériser vos documents en un clin d'oeil et les indexer. Vous avez le choix entre le classique Adobe Acrobat Pro 9 et d'autres solutions assez complètes, telles que Expert PDF, PDF Creator... ou encore la suite bureautique Open Office 3 qui intègre directement la création de fichiers PDF.
Créez un indexage "intelligent"
Qu'il soit virtuel ou classique, un mode d'archivage, même efficace et parfaitement pensé, peut engendrer des hésitations. Ainsi, les documents afférents à la dernière campagne promotionnelle se trouvent-ils dans le dossier: "communication publique", "commercial" ou "publicité"? Créez un plan de classement très rigoureux et nommez tous les dossiers de façon très précise pour optimiser les recherches à l'aide de l'option Recherche de Windows.
Notre conseil: Si une confusion est malgré tout possible, ouvrez une page Word vierge, ajoutez un lien hypertexte vers le bon dossier et sauvegardez ce fichier dans celui qui pourrait être consulté par erreur.
Présentez la nouvelle organisation
Pour la pérennité de ce nouveau système de classement, il est absolument primordial de communiquer à l'ensemble du personnel les modalités à respecter.
Rédigez une fiche de procédure expliquant en détail le nouveau fonctionnement d'archivage. Vous n'oublierez pas de faire mention de l'existence, le cas échéant, du plan de classement au travers d'un Guide du classement interne précis et concis.
Évoquez de façon subtile l'intérêt de faire appel aux fonctions Rechercher et Tri. Les utilisateurs pourront ainsi isoler les dossiers avant de se déplacer vers le lieu de stockage adéquat (ou trouver le double scanné dans le dossier virtuel).
Placez le Guide du classement interne sur le réseau, ou l'Intranet. Tout le monde doit pouvoir y accéder en temps réel. Maintenez-le à jour de même que votre classement. Faute de quoi, le chaos s'installera de nouveau très vite et nul ne consentira à maintenir ses efforts...
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